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一、策划书的基本内容
(一)策划书名称
尽可能具体地写出策划名称,如“×年×月××大学××活动策划书”,置于页面中央,当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。
(二)活动背景
这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述。具体项目有:基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征,主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素,对其作好全面的分析,将内容重点放在环境分析的各项因素上,对过去现在的情况进行详细的描述,并通过对情况的预测制定计划。如环境不明,则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。
(三)活动目的、意义和目标
活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时,该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义(经济效益、社会利益、媒体效应等)都应该明确写出。活动目标要具体化,并需要满足重要性、可行性、时效性。
(四)资源需要
列出所需人力资源、物力资源,包括使用的地方,如教室或使用活动中心等都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。
(五)活动开展
作为策划书的正文部分,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求详尽,写出每一点能设想到的东西,没有遗漏。在此部分中,不仅仅局限于用文字表述,也可适当加入统计图表等;对策划的各工作项目,应按照时间的先后顺序排列,绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明,执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。
这里可以提供一些参考方面:会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请根据实情自行调节。
(六)经费预算
活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,用清晰明了的形式列出。
(七)活动中应注意的问题及细节
内外环境的变化,不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素,因此,当环境变化时是否有应变措施,损失的概率是多少,造成的损失多大,应急措施等也应在策划中加以说明。
(八)活动负责人及主要参与者
注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位。(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)
二、策划活动的基本步骤
(一)活动若办,策划先行。策划是办活动的脉络,一份好的策划书是成功的前提。
(二)获得支持。获得领导的认可与支持,是一件非常有必要的事情;获得大型媒体的
支持,你的活动就会变得特别好办,而且多半会成功。
(三)组织任务小组,分配人员职责。权责相应,每个人都要非常明白自己的责任。注意,分配任务要以人为单位,而不能说某件事“你们几个做”,这样这件事情基本做不好。有几个方向:指挥中心,外联赞助组,现场工作组,宣传媒体组,现场秩序、礼仪接待组、应急人员。打印出权责清单,让每个人看得明明白白。并且,每天碰头一次,及时汇报进展,以便处理各种信息。
(四)赞助或其他经费来源。寻找赞助商,与他们进行艰苦地谈判,最后取得双方能认可的协议,这是活动需要。有了经费,一切好办;注意:广告不能太过分,谈判一定掌握尺度。
(五)组合资源。有很多的道具、物品需要你尽快找到。就像个RPG游戏,你要懂得怎样获得资源,组合资源。
(六)进行宣传。吊足参与者的胃口,是广告、海报或其他媒体的职责。
(七)现场必须有一个指挥中心,负责及时调度。
(八)进行过程中,要有至少一种让所有工作人员沟通的方式。比如手机短信、纸条或手势。
(九)特别提醒,那些领掌的、托儿、制造气氛的人员要特别安排好。想办好活动这是必须。
(十)认真把参与活动的高层人物送走,不要失去任何礼节,记得向那些辛勤劳动却默默无闻的人员致敬!你的荣耀,他们才是真正的缔造者。当然,也欣赏自己的成功吧。
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三、活动策划书的写作
活动策划方案是公司或企业在短期内提高销售额,提高市场占有率的有效行为,如果是一份创意突出,而且具有良好的可执行性和可操作性的活动策划方案,无论对于企业的知名度,还是对于品牌的美誉度,都将起到积极的提高作用。
活动策划方案是相对于市场策划方案而言的,严格地说它是从属于市场策划方案的,他们是互相联系,相辅相成的。它们都从属于企业的整体市场营销思想和模式,只有在此前提下做出的市场策划方案
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