4。1文件控制程序.doc

目的 为对与质量环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关场所使用经批准的最新有效版本。 2．适用范围 适用于与质量环境体系有关的文件控制。 3．术语 3．1 受控文件：盖“受控”印章的文件，其分发、修订或更换须按规定的程序进行，保证该文件始终为最新有效的版本。 3．2 非受控文件：盖“非受控”印章的文件，其分发须按规定的程序进行，但不进行追踪更改，不确保其始终为最新有效版本。 4．职责 4．1 综合部负责全公司文件的综合管理。 4．2 各部门指定人员兼职负责本部门文件的管理工作。 5．工作程序 5．1 文件的分类 5．1．1 文件分为以下几类 a．公司编制的质量环境管理手册； b．公司编制的作业指导文件（包括设计图纸、施工方面的作业指导书、检验规范等）。 c. 外来文件（包括与质量环境管理体系相关的国家、行业、地方、国际标准/规范及法律/法规等） 5．1．2 文件分为受控文件、非受控文件，分别盖“受控”、“非受控”印章。 5．2 文件的编号规则 5．2．1 质量环境管理手册编号 □□-QEMS-□-□□□□ 1 2 3 4 说明： 1：公司代号（用 　　　表示） 2：质量环境管理体系代号（用QEMS表示） 3：手册版本号，如A版、B版 4：手册颁布的年份号，如2004 5．2．2 公司编制的作业指导文件编号 □□-QE-□□ 1 2 3 说明： 1：公司代号： 2：QE代表与质量环境管理体系相关的文件 3：文件的顺序号，如01，02，…… 针对具体工程项目的设计图纸、施工组织设计等可不按此编号，而以项目名称等标识。 2．3　外来文件编号 原文件中有编号的（如标准号）沿用原编号，无编号的按5.2.2条款执行。 5．2．4 上述三类文件的编号由综合部统一负责。 5．3 文件的编制与审批 5．3．1 质量环境管理手册由管理者代表组织编制，总经理审批。作业指导文件由各相关部门编制，经部门负责人审核，管理者代表审批。 5．3．2 审批后的文件交综合部，综合部文件管理员在[受控文件清单]上登记。 5．4 文件的发放 5．4．1 文件发放时，综合部文管员应在[文件发放一览表]上填写拟发放的范围，报该文件审批人批准，并根据批准后的发放范围准备相应份数的文件，盖上受控状态章、编上分发号（如01、02、03……）。 5．4．2 文件领用人在[文件发放一览表]上签名，并领取注有分发号和盖受控状态印章的文件。 5．5 文件的修订及修订状态标识 5．5．1 为确保文件的充分性、适宜性,管理者代表根据需要及时组织有关部门/人员对公司管理体系文件进行评审,以确定文件是否有修订的必要,文件评审也可结合管理评审进行。各部门/人员在使用中若发现文件有不适用之处,也可提出修订要求。文件需修订时，应由文件修订申请部门/人填写[文件更改申请表]，报原审核、审批部门/人审核、审批后交综合部文管员负责更改。 5．5．2 本公司采取以下更改方法： a．印刷更改页，随附[文件更改申请表]依[文件发放一览表]的登记发至持有受控文件的部门/人，同时回收作废页。 b．少量的更改可根据经审批的[文件更改申请表]，由文管员直接在现行文件上用不易褪色的笔在更改处打一横线，在上部或旁边空位处清晰写上更改内容，盖“更改”章。 5．5．3 文件换页更改后，应在相应文件上做修订次标识（如由“第0次修订”改为“第1次修订”）。直接在现行文件上做少量的更改，可不改变修订次，但累计10处修订后，则应换页，同时改变修订次标识。当修订次数多或内容进行了大幅度修订时，文件可换版（如由“A版”换为“B版”）。 5．6 文件的处理 5．6．1 文件换版时，原版次文件作废，换发新版本。 5．6．2 当文件持有人的文件破损严重，影响使用时，应到综合部交回破损文件，由综合部换发新文件，沿用原分发号。 5．6．3 文件作废、销毁由综合部文管员按照[文件发放一览表]收回旧版，作废文件加盖“作废”印章，经综合部负责人同意后统一销毁；需作资料保留的作废文件，由文管员加盖“留用参考”印章。 5．7 文件的管理 5．7．1 综合部应对文件正本进行保管，建立档案并按类别归档管理，以磁盘贮存的文件也应进行归档。所有文件均应在[受控文件清单]上登记。 5．7．2 文件持有人应保持文件的清晰、整洁，不得乱涂乱画。若保管不当丢失，应到综合部办理领用手续，文管员在补发文件时应给予新的分发号。 5．7．3 文件的借阅：需借阅文件的人员应在[文件借阅登记表]上登记，经文件管理部门负责人批准后，方可借阅，借阅者应在指定的日期归还文件，综合部存档的正本文件一律不外借，以防文件的丢失或