如何制造1份好月报.docVIP

如何制造一份“满意”的月报？ ? 2010-12-06 11:40:56 星期一 月报，顾名思义，就是月度报告，作为管理人，对此，肯定不会陌生？谁没有写过月报呢，对不对？但，如果，能将10个人的月报放到一起，你再去看，优劣就自然显现出来。那么，如何才能写出一份令人“满意”的月报呢？笔者想借本文与各位简单探讨一下。?? 一、“满意”的标准?? 什么样的月报才是令人“满意”的月报？我们首先要弄清楚这个问题。如何弄清楚呢？应该采用“换位思考”的方法，就是以看你报告的人的角度去思考，比如，以你的直接上司、你的老板、你的客户等相关方的角度，去审视你的报告。他们的要求，就是你制作“报告”的标准。?? ?? 比如，你需要准备一份月度生产报告。那么，你就应该先问问自己，如果你作为上司、老板或者客户，你希望从这份月度生产报告中看到什么？了解到什么？因为，你自己的想法，往往也就是他们的想法，尽管因为所处的实际职位、环境不一样，可能会存在一些出入，但这个出入，一般来说不是特别大，是在他们可以接受的范围的。?? 但如果你没有这种“换位思考”的过程，只是为写报告而准备报告，那么，你所做的报告的质量将首先大打折扣，其次，很难符合他们的要求或者叫口味。因为你所准备的东西，往往不是他们需要了解的东西、关心的东西，这样的报告，哪怕只有一页，对于你的上司、老板或者客户来讲，都是冗长的、乏味的。?? 二、报告中要有“闪光点”?? 报告中一定要有“闪光点”，“报告”一词，从字面意思看，是“报告”与“告知”，就是将一件事情报告给某人，使某人知道。但这不等于，报告就是纯粹的“ 陈述”，如果如此，那么，报告，完全没有必要由报告人亲自报告，通过一封邮件、一段录音等等，完全可以解决。因此，“报告”出来对客观的陈述以外，还应该加入报告人的“思考”，这就是报告的“闪光点”。?? 你的上司、老板或者客户，可能对你的客观陈述没有兴趣，但往往能关注你的“意见”，也就是你在报告中表现出来的思考。所以，在制作“月报”时，应该适当的加入你的“思考”，即“意见”、“建议”、“见解”等。这样的“闪光点”不仅能为你的报告增色，更能让你的上司、老板或客户“发现”你。?? 三、报告要有好“看相”?? 也许有人觉得，报告，主要是对客观的、实际的情况的反应，顶多加上一些自己的意见，至于外观的样式如何，根本不重要。我不能说这种看法是错的，因为每个人有每个人的想法，而且这也不是一个一加一等于几的问题。再者，对于报告来说，其内容，确实也是最主要的。但，这种看法，至少是不全面的、不深刻的。倘若只是制作一份“报告”，这种看法就已足够，但如果要是制作一份“令人满意的报告”，这种看法，显然是不恰当的。?? 好的“看相”不仅是为了好看而已，同时，为你传递报告的内容也有不可估量的作用。比如，如果你的上司、老板或客户，就是讨厌红色或者讨厌粗体字，但是，你的报告中，却通篇或绝大部分都是红色的、粗体的文字，试想，这会不会影响报告接受人的情绪？这种情绪会不会影响他们对报告接受的程度呢？?? 此外，报告的“看相”不仅可以影响阅读人的情绪，还可以影响阅读人对你的第一映像或看法。因为报告的外观更多的反映着制作报告人的基础文化素质、水平。比如，文字的表述可以反映制作人的文字表达功底，版面的设计，可以反映一个人的文化修养，表格的使用，可以反映一个人的基础电脑技术，等等这些，都可以衡量出报告制作人的基本功底，你希望你给别人留下一个什么样的印象呢？?? 四、制作报告时，应注意哪些问题?? 1 报告应该具备标题、制作人、部门、日期以及公司等信息；?? 如可条件，应将公司的标识、名称放在报告的每一页，这样做，一方面可以凸显报告的正式性，另外一方面可以让阅读者找到熟悉的画面，加强其对报告的认同感；此外，也应该将制作人、所属部门等标识上去，同样可以加强阅读人对你的印象和能力的认可等；?? 2 报告应该有封面、目录、内容和封底；?? 封面是报告的标题和相关标识信息，比如什么部门的什么“月报”等，“目录”不是指真正的目录，而是指报告的主要内容概要，内容页就是按照目录中的概要来一一组织的，封底，是对整个报告的最终总结；?? 3 报告中的文字组织应该合理?? 报告中除了图片、图表以外，就是文字，文字作为报告的组成部分，占有着十分重要的比例，因此，文字的组合一定要合理、准确、恰当。虽然没有写作文那样严格，但通畅的、符合逻辑的文字表述，能更方便别人的阅读和理解；?? 以上，便是笔者想与各位探讨、分享的一些关于“月报”制作的问题。