怎样使用Microsoft.pptVIP

本期讲座的预备知识 在本期讲座之前您应该了解： Microsoft Exchange Server的基本知识 Microsoft Outlook的基础知识 本讲座将涵盖Microsoft Outlook的所有主要内容 本讲座知识点一览 使用Microsoft Outlook 2000的功能管理您的收件箱和日历 有Exchange Server时如何使用Outlook 使用Outlook作为POP3/IMAP4客户 Outlook 2000 界面示意图 Outlook 使用技巧 组织工具 分类、过滤、查找、显示 信息标记、恢复已删除对象 邮件规则向导 信息 使用各种格式：RTF, HTML, Word或纯文本 自动添加签名 集成日历 联系方式管理 Outlook 收件箱示意图 Outlook 日历示意图 Outlook 联系方式和任务栏示意图 小测验 什么时候应该使用多信息文本（Rich Text）格式? 给Exchange用户发信时 给别人发送联系方式和发送名片（vcard）有什么区别？ Vcard是一种Internet标准 Icalendar明细表包括哪些内容? 空闲时间/已占用时间，通过Internet发送/接收 会议邀请 Outlook 使用技巧 远程特性 离线存储 在PC机上创建.OST文件用以存储收件箱和其它重要的 Outlook文件夹信息 使用Tools菜单中的Synchronize选项 (或按F9键) 进行复制 过滤功能 离线地址簿 离线文件夹/远程邮件展示 其它信息服务展示 Outlook 2000信息存储最佳操作 将新邮件发送到服务器存储器上 硬件故障时邮件不受损失 别人能够看到你的日历 建立离线存储器 在PC机上建立服务器存储器的副本，可以象在线一样进行访问 配置AutoArchive 将较早的信息存储于个人存储器中，使服务器上的信息不超过服务器存储器的限制 最佳操作来自微软员工的建议 将来自管理人员和主要客户的信息用不同色彩作标记 对经常使用的公用文件夹建立个人收藏夹 如果您是某个分配表中的一员，请使用邮件规则移动发给该分配表的邮件 对每个分配表使用不同的文件夹 有的用户将这些分配表文件夹保存在个人存储器（PST）里；务必经常将PST文件备份到磁带或另一台计算机上 最佳操作来自微软员工的建议 接受任务后创建一个任务项，按照任务截止日期对任务进行分类 按照发件人或截止日期标记任务的重要性 对情况报告、费用等项目使用循环功能 不要拖泥带水! “好马不吃回头草” 对电子邮件同样适用；当电子邮件到达时马上进行处理，在个人文件夹中归档、回复或删除 在发送前检查您的信息；自动拼写检查功能会对您有所帮助，但您仍须检查语法、语调或内容是否清楚 最佳操作来自微软员工的建议 创建邮件规则，将所有您出现在收件人（TO）栏中的信息转到TO文件夹中；而将其它的信息转到“抄送”（CC）文件夹中 有的用户将上司发来的信息转到一个专用文件夹中；有的则设置收到上司信息时计算机会给出提示信息 使用Auto-Archive功能将时间超过两个月的信息存到个人存储器（ PST）中 请您参与 您的Outlook/电子邮件最佳操作是什么? 您的用户最常问的问题有哪些？ 请注意电子邮件的礼节 您应该了解不同类型的人、团体、文化、生活方式、背景、性别以及种族 回复一则信息时，通常您应该使用“回复”（Reply）功能（又称为小r）；只有当您感到您的回复信息对每个人都有帮助时才使用“全部回复”（Reply To All） 功能 在发送附件以前检查它们的大小；或者考虑只发送一个快捷方式 当您无法控制自己情绪的时候千万不要发送电子邮件，也不要发送没有姓名地址的邮件 小结 Outlook具有许多功能可以帮助您组织您的电子邮件和活动 Outlook可以存取Internet标准邮件 有许多大家一致推荐的操作，可以使您更好的使用Outlook 如果您想得到更多的信息 请访问TechNet站点 /technet/ 运行Outlook 2000 from MS Press? ISBN: 1-57231-939-9 下列站点的Outlook文章或许会有所帮助 /articlelist/o2koutlookarticles.htm 在下列站点您可以找到Outlook的使用技巧 /2000/articlelist/OutlookTips.htm 致谢 作者: Jim Smith 制作人/编辑: Jim Stuart 感谢Paul Ligeski构思、策划 并审阅了本次讲座 讨论 Now that we’ve taken a look at the Outlook Inbox --- let’s focus upon the Calendar capab