公文的种类分析.doc

公文的种类公文种类是国家机关为适应公务管理的需要，在长期公务活动中形成的公文文种。法定公文的文种体现着公文的性质，反映行文的方向，各有着特定的适用范围。机关公文种类较多，按其性质及使用范围，在广义上公文可分为专用公文和通用公文两大类。专用公文。指具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会等；司法机关使用的起诉书、判决书等；这类公文只能在一定的范围内使用。通用公文。指各级机关、社会团体、企事业单位普遍使用的公文。它由党和国家以法规形式公布，具有法定效力和规范的体式，又称“法定公文”，俗称“红头文件”。我们通常所说的公文，一般就是指通用公文。我国党的机关公文、国家行政机关公文和军事机关公文都属此类。目前，我国党、政、军机关法定的公文文种有十几种。2000年8月20日国务院发布的新《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定，现行的国家行政机关公文文种主要为13类13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文的结构公文的结构是指公文正文部分的谋篇布局。普通文章的结构追求婉延曲折，即像古人所说的“文似看山不喜平”。公文的结构则要求按约定俗成的模式，做到开门见山，条理清楚，层次分明，结构严谨，首尾呼应，内容鲜明醒目。这里就公文结构中的篇章形式、层次和段落、照应和过渡、开头和结尾作简要介绍。一、篇章形式公文的篇章形式是指公文的结构形式。常见的公文篇章形式有以下几种：篇段合一式。即全篇的结构为一段，篇段合一。这种形式多用于内容集中单一、篇幅简短的公文，如发布令、呈报性报告、转发和印发通知，以及简短的公告、任免通知和批复等。分项式。即开头先说明目的、依据、原因，或阐明主旨，然后分项表述有关内容。分述内容的一个方面或一个问题列为一项，以数字序数标示，逐项排列，项下列示具体内容。为使分项层次分明，一般加小标题或以序号形式直接分项表述。有的分述之后有结尾，形成“总说—分述—总说”的结构。这种形式在公文中使用相当普遍，如请示、决定、通知、函、会议纪要等公文，一般都采用这种结构。内容多、篇幅长的重要公文，全文的二级序号(即小标题下的分项序号)可连贯编排，如《国务院关于落实科学发展观加强环境保护的决定》(国发〔2005〕39号)即为这种结构。条款式。又称条文式。即全文从头到尾采用条文结构，将一个事项作为一“条”，以汉字序数逐条排列(如“第×条”)。条款式专用于法规、规章类公文。条款式亦有两种：一是章断条连式，全文分为若干章，章下列条，条目序号不受章的限制，全文条目序号连续编排，这种结构适用于内容多、篇幅长的法规、规章，如《中华人民共和国统计法》就是采用这种形式；二是条文并列式，全文不分章，条目序号连贯编排，篇幅较短的规章、制度一般采用这种形式，如《国家统计局巡查工作办法》。有的条文并列式结构可不用“条”标示，直接以汉字序号排列，如《统计上大中小企业划分办法(暂行)》。条文式结构下的款或项应独立成段，段间内容应具有相关性。分部式。又称文章式。即将内容分成几个大部分或若干层次，每个部分可用小标题揭示该部分主旨，以相对完整的一个意思组成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。全文的层次安排为梯进式结构。分部式结构也有两种：一是全文内容分为若干部分，每部分以小标题显示该部分的主旨，下面阐述具体内容。这种形式常在篇幅较长的报告中使用。二是全文按层次直接分段排列，不加小标题和序号，如有的奖惩性通报通常采用这种形式。二、层次和段落(一)层次。所谓层次，指公文的组成部分的顺序安排。安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰、眉清目秀。在层次的安排上，一般有以下几种方式：总分式。即先总后分的形式。开头作总述或综述，接着分别叙述有关事项，最后小结或提出要求。总分式的具体内容安排是：开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或原由；之后重点分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述，层次安排可用序号、小标题或分段等形式；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用比较普遍。如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系有多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。总分式的分述内容有的也用这种形式。时序式。也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。(二)段落。所谓段落，就是公文结构的基本单