现行文件使用说明书.docVIP

现行文件流程介绍 1、现行文件流程图 2、现行文件分类 上述图中， 1)原始文件包括：图纸管理、工艺管理、技术文件管理、随车文件管理、工装管理、非标管理、其他文件管理。它们保存文件条目信息、以及附带正文。注：（文件修改履历表示：条目字段（有效更改标记位和附加修改后的正文（以有效更改标记位开头）） 2)通知文件包括：通知管理。分为两级，第一级保存通知条目信息。第二级保存根据通知修改内容后判断发放单位后形成的发放信息，该信息与原始文件相关联。 3)发放帐包括：文件发放管理。保存原始文件和通知发放形成的电子记录帐。状态分为：预发放（晒印纸质文件）、已发放（档案部开始下发纸质文件）、已接收（使用车间、部门确认收到纸质文件）、接收失败（使用车间、部门认为纸质文件有错误，通知档案部重新发放）、已回收（通知下发文件时，自动回收以前旧文件）。 4)临时发放帐包括：临时发放管理。它是不记入文件正式发放中。发放原因常是：文件长期使用变旧需要换新，领导临时检查需要等。 5)文件回收帐：通知下发回收文件、临时发放回收文件、通知过期回收形成的电子记录帐，他依赖于发放帐和临时发放帐。此外它主要用于销毁回收文件使用。， 3、现行文件的项目管理、单位管理、工序管理、图幅管理 3.1、项目管理 在图纸管理、工艺管理、技术文件管理、随车文件管理中，均需要按照项目代号区分子分类，此处用于增加他们的子分类。 3.2、单位管理 单位管理定义“使用车间、部门”。作为现行文件的文件下发对象、文件接收对象。 3.3、工序管理 工序管理定义实际生产工作流程。在图纸管理、工艺管理中使用。 3.4、图幅管理 图幅管理定义各种图幅折合A4纸的数量。统计文件发放用材使用。 4、现行文件用户分类、文件交接过程 现行文件用户分为三种角色： 现行文件录入（科研部门生成文件）、 现行文件交接（档案部 接收、下发文件）、 现行文件接收（使用车间、部门 接收、利用文件）。 如图中所示，建立了a、b、c三个用户分别代表三种角色。（注：三个用户组命名不能更改，如果用户不属于三个用户组则不能使用现行文件模块，sa除外）。 4.1 现行文件录入（用户：a） 每类文件条目信息中均有“文件状态”以及对应的文件状态时间，文件状态分为：录入完毕、申请中、已验收、验收失败、已撤销。 在“现行文件录入”中，每类文件库（以图纸管理-YA0016为例）在录入一条信息后，文件状态为“录入完毕”； 再点击现行文件处理-文件申请验收，“录入完毕”的文件条目会自动出现在该处，选择需要转交的文件，再点击“申请”。这样就完成了文件上交功能。 文件条目录入方法： A、图纸管理、技术文件管理、工装管理、非标管理、其他文件管理、通知管理、均可直接录入。 B、工艺管理，依赖于图纸管理，它是由图纸管理的工艺路线（工艺工序、生产单位）分解而来。录入方法，选择一条图纸条目信息，右键菜单中“工艺录入”，即可编辑工艺路线。 C、材料定额管理，也依赖于图纸管理，它是指制造每帐图纸代表的实物时，所消耗的材料。每张图纸最多只有一条材料定额信息。 在报表/打印(图纸总目录、材料定额目录，输出需要。 D、随车文件管理，依赖于技术文件管理。它归纳汇总技术文件管理中那些文件归属于车辆（即一个项目）售出时所有需要技术文件。录入方法：技术文件管理中，录入界面中“随车文件”选择 “是”，随车文件中会追加一条随车文件记录。 E、通知管理，通知号是自动生成。有两种生成规则： 第一种：先输入通知类型(研改)，再输入通知项目(YA0016)。 第二种：输入年份的后两位(10)，在输入更改的工艺类型(机加)。 4.2 现行文件交接（用户：b） 1）文件交接： 在“现行文件交接”中，选择一个申请验收文件的文件库（图纸管理-YA0016）。 再点击现行文件处理-文件验收，a用户申请验收的文件条目会自动出现，选择验收的文件，再点击“合格”，文件状态变成“已验收”。这样就完成了文件移交功能。 2）文件录入： A、除通知管理外的文件库 可直接录入，也可导入数据。与资料管理相似。 B、通知管理 通知条目本身可直接录入； 通知内容录入，从菜单“通知处理(通知内容录入”中启动 文件管理库、产品代号：确定一条通知内容关联的保管文件记录（图纸管理(其他文件管理）。 更改类型：确定该文件记录所作的修改方式，可分为：通知附图新增、保管文件新增、保管文件页次更改、保管文件全文更改、保管文件回收、发往单位变更（图纸工艺路线变更）。 有效更改标记：确定此次关联文件的版本号，便于操作员从该文件的修改历史中找到对应版本。 指定回收单位、指定发往单位：更改类型=发往单位变更（图纸工艺路线变更），确定应回收单位和发往单位。 3）文件预发放：从菜单“发放处理(文件预发放”中启动。 发放份数确定方法：在启动界面中设置初