第一章 日常事务管理(一)课件.ppt

秘书办公室综合事务管理 主讲： 印信管理 印章是权力的象征和职能的标志 印章的作用 权威作用 标志作用 法律作用 凭证作用 印章的种类 正式印章 钢印 领导人手章（分为领导人签名章和个人名章） 本办公室的印章 印章尺寸规格 国务院正式印章为6厘米，省部级及机关的正式印章为5厘米，副部级、地、市、州、县机关为4.5厘米，其他单位一律为4.2厘米。党的各级机关的正式印章，其规格与同级行政机关的正式印章相同。 国务院钢印直径为4.2厘米，其他单位钢印不得超过4.2厘米，不得小于3.5厘米 印章的应用应注意的事项 印章的管理 印章的管理包括：印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、停用等 印章的使用操作流程：用印申请 用印签批 用印登记 用印监督 正确用印 案例：总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？ 答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带 每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁 如因事外出,须经批准交他人代管 加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名; 要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记 加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整 印信管理 印章使用与管理 1、印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 印信管理 2、印章的审批和使用 ＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行 手续或手续不全时，不得用印。 ＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成 文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。 3、印章的保管 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用， 严禁擅自使用或外借。 ＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报 或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 印信管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 介绍信的格式 便函式介绍信 固定式介绍信 印信管理 介绍信的管理 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题: （1） 介绍信的格式应符合要求 （2） 介绍信应由专人管理 （3） 出具介绍信必须认真履行审批手续 （4） 妥善保管好介绍信的存根 介绍信使用的程序 动脑筋 1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？ 2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？ 第二节 邮件管理 邮政业务 1、信函业务 国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。 2、邮政包裹业务 国内包裹、国际包裹、 3、 特快专递 信函、文件资料、物品。 邮件管理 邮件管理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等； 电子信函，如电传、传真、E-MAIL等。 邮件处理 邮件收进 1、签收 认真清点文件的件数，并签字。 2、分拣 根据单位的规定，或结合实际情况按照一定的标准分拣。 3、拆封 保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。 4、登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 5、分发 有关呈送给领导或者其他有关人员。 邮件发送 邮件寄发程序 值班工作 值班形式 常设值班室（重要党政机关或规模较大的组织） 轮流值班（下班时间或节假日期间，大多数单位采用） 临时性值班（防范突发性事件临时开设） 值班工作的主要任务 传递信息 办理领导临时交办的事项 负责接待工作 处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态） 掌握领导外出活动情况 确保组织安全 处理应急事项 承办临时事项 二、值班的管理制度 岗位责任制度 信息处理制度 保密制度 交接班制度 请示报告制度 三、编制值班表 值班记录 值班记录一般包括接待记录、电话记录、值班日志、值