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公文写作培训办公室 黄炬 一、公文概说 （一）公文的含义 含义：是法定的组织或个人在公共事务活动中依规范体式形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文书等信息载体。 公文作为一种独特的文体，它的特点是和一般文章比较而言的。各种教材对它的概括有所不同。但一般都是从公文的性质、功能、体裁格式和制作发布等几个方面来概括的。主要有以下5点： 公文的作用可用一句话加以概括，这就 是行政工具作用。这是从总体上说的。 公文的具体作用，可归纳为5个方面： （三）公文的作用 1、规范和准绳作用 2、领导和指导作用 3、宣传和教育作用 4、联系和知照作用 5、依据和凭证作用 （四）公文的分类 为了掌握公文的特点，正确地制作和使用公文，有秩序、高效率地搞好公文处理工作，需要对公文进行科学的分类。目前，人们从实际需要出发，以不同的标准，对公文作了不同的分类。 依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。依照办文时限，可分为特急件、急件和平件。以机密程度为标准，可分为绝密件、机密件、秘密件和普通件。以特性作用为标准，可分为行政公文、法规与规章文书、会务文书、经济文书等10类常用文书。 公文的种类简称文种，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文分为十三种，命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 1、命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关单位及人员。有公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令等。如《XXX市人民政府令》、《关于在我国统一实行法定计量单位的命令》 、《国务院对民航王仪轩机组的嘉奖令》。 2、决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 决定有两类：①指挥性决定，用于对某些方针政策作出决定和对重大事项或行动作出安排等。如1993年11月14日《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》②知照性（宣告性）决定，用于表彰先进、处理有关事件与人员、设置机构、任免干部、公布重要事项等。如1983年2月12日《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》。 3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发布公告的时限常常很紧急，一般通过广播、电视、报刊等宣传工具迅速发出。 4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5、通知：适用批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6、通报：是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种公文。 通报大致可以分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。 7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 10、批复：适用于答复下级机关的请示事项的一种公文。 11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12、函：是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文（不同意则用“复函”）。 函使用范围很广，使用频率很高，平行机关、上下级机关、不相隶属机关均可使用。 13、会议纪要：是记载和传达会议情况和议定事项的公文。 (五) 公文格式 1、范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。 2、排版规格与印刷装订要求 2.1 排版规格： 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。 2.2 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 2.3 印制要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划 2.4 装订要求 ：公文应左侧装订，不掉页。 3 公文中各要素标识规则 　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首