浅谈如何做好纸质档案的保护工作.pdfVIP

学兔兔学兔兔 天然气勘探与开发 2010年4月出版 浅谈如何做好纸质档案的保护工作 丁勇 陶革 (1．中国石油西南油气田公司蜀南气矿 2．中国石油西南油气田公司勘探开发研究院) 摘 要 结合工作实际，对中国石油西南油气田公司纸质档案保护工作中存在的问题进行了深入细致的分 析，认为只有加强档案宣传、监督和惩治制度，充分提高员工的档案保护意识，从理论到实践提高档案人员的应变 意识和处置能力，利用各种现代工具降低档案的自然损坏率，才能最大限度地保护珍贵的纸质档案，延长其使用寿 命。参2 关键词 纸质档案 保护 认识 随着石油天然气勘探开发规模不断扩大、气田 案都有扫描件，在这种情况下，如何做好纸质档案的 产能建设持续增长，档案资料在油气田生产开发中 保护工作，防止档案的损毁，延长档案的寿命，维护档 所起的作用越来越大，其重要性在人们心目中越来 案的完整与安全，应当引起足够的重视。 越突出，查阅档案的数量也激剧增加。由于工作量 的增加和人员有限，档案工作者越来越将注意力放 1 现状 在了如何做好档案的指导、收集、整编、归档等方面， 相对忽视纸质档案的保管工作。同时计算机技术、 纸质文件一旦形成，其制成材料一纸张、字迹材 网络技术的飞跃发展，为档案的信息化建设提供了 料、字迹三者就结合在一起，它的寿命与其内外部诸 强有力的工具和技术支持，现在已基本形成纸质文 因素和保存环境条件有关。就其内部因素来讲取决 件资料和电子文档同步归档的局面，实行双轨制管 于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心， 理。电子文档的快捷、方便、占用空间少和可重复利 外部保存环境条件包括借阅人员的爱护和对各种突 用性等优点使人们在查询、借阅时更加青睐了电子 发事件的防范措施。 文档，纸质档案的查阅将逐渐减少，有些纸质档案几 由于多种原因，目前档案管理使用的大部分档 年，甚至十几年都可能不用翻阅，这样档案人员就容 案室都是由办公室改造而成，密封条件不好，温度、 易忽略档案纸张的变化。 湿度不容易控制，同时由于人员有限，在满足日常指 纸质档案是石油工作者心血的结晶、成果的积 导、整理归档、借阅、统计工作量的情况下，难有精力 累和历史的见证，它不仅在过去而且在将来都将在 去注意哪些很少有人或根本无人借阅的纸质档案。 企业的生产经营稳步发展中都会发挥重要作用。特 另外，个别借阅人员借出档案后不注意保护，甚至还 别随着地下资源不断减少，许多油气矿都在大力开 出现为了复印方便私自拆分原始档案的现象。 展老井挖潜，在这个时期，过去存档的纸质档案更是 具有不可替代的重要性。 2 原因分析 纸质档案因为受产生的年代久远、保管条件较差 等多种因素影响，纸张易发黄，字迹易褪色，目前有些 2．1 档案工作人员保护意识淡薄 档案馆藏的纸质档案部分已经变质，其中一部分图纸 “温湿度管理”是档案保护的日常工作。档案 已经完全无法借阅，这对企业的生产经营造成的损失 工作人员都知道档案收集、整编完毕后就应归档、入 是非常明显的。由于目前纸质档案的法律效应还无 库，但部分单位在入库前都没有对纸质档案进行除 可取代(如个人档案、征地档案等)，且也不是所有档