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主持企业会议技巧 公司成员聚在一起开会时，目的是要办事 – 收集信息、讨论问题、并对如何解决或处理 这些问题做出决定。企业选择的开会方法常常取决于会议的类型和规模。例如，年度股东 大会通常在大房间举行，有很多人参加，讨论重点是企业前一年的业绩。董事会会议、干 部会议或委员会会议的参加人数较少，与会人员围坐在会议桌旁，讨论政策和经营问题。 不管会议是什么类型、规模大小，要举行有效的会议都必须精心计划和准备。这份资料简 报的目的是讨论举行有效会议必不可少的五个要素。这些要素是：主席、日程、决策过 程、掌控恰当的讨论和卓有成效的实际筹划。 主席 会议主席应精心挑选。主席负责主持会议，应熟悉议会议事程序并树立始终如一实施该程 序的榜样。作为会议的主持，主席必须了解企业的规章制度和政策、会议的目标和目的， 而且认识与会人员并鼓励他们的参与。如果开会中有成员对程序提出任何问题或发生冲 突，主席有权维持对会议的控制。 主席发挥以下的重要作用： 认识与会人员并帮助他们参与 确定与会人员的技巧和能力，鼓励他们参与指定的活动，检查进程并提供指导和协助。 提前计划 确定需要在会议上讨论的业务项目，决定可供选择的方法，然后选择完成任务的最好方 法。 为会议做准备 需要时，在干事和其他干部的协助下计划日程并检查所有会议安排。 主持会议 在会议中提出议事规则，由会议成员批准接纳，按照日程依序开会，让与会者参加讨论并 确保秩序。 评价会议 评价每次会议，确保会议达到了预期目的。 以下是会议决策的两种方法：议会议事程序比较正式，更适合大型会议如年度股东会议， 另一种方法是基于一致同意的决策，用于小型会议，如董事会会议、干部会议或委员会会 议。尽管正式使用议会议事程序更适合大型会议，其原则应指导所有会议。 1. 议会议事程序： 对于“按惯例”采用议会议事程序的会议，以下是有关议事程序的常见问题和答案。我们使 用了 《罗伯特议事规则》作为参考。 问： 提出提案和表决步骤的正常顺序是什么？ 答： 提案可经过九个步骤： 1. 提议 – 与会者提出的建议，只需陈述“我提议…” 2. 附议 – 另一个与会者觉得建议值得讨论，就说“我附议这个提议”。 3. 陈述 – 由主席或干事确认措辞记录的正确性，而且每个人都理解提议的目 的。 4. 讨论 – 任何人发言前，都必须向主席致意，并仅仅就提议发言。提出提议的 与会者有权首先发言，并应被邀请首先发言。讨论中，每个与会者都有权就同 一个提议发言两次。 5. 修正 – 通过增删或替换词语，改变提议的措辞和/或目的。注意：每次修正都 要经过如提案相同的九个提出提案和表决的步骤。 6. 宣告 – 经过充分讨论，提出提议、讨论和表决以结束辩论，并接着对主要提 议进行表决，或由主席自行决定宣告举行表决。 7. 重新陈述 – 向会议全体成员宣读提议，确保每个人都理解表决内容。 8. 表决 – 主席宣布以下选择：“赞成的？”、“反对的？”或“弃权的？”，并为各种 投票计票。 9. 宣布 – 表决结果由主席宣布，并由干事记录在会议记录中，作为将来的参 考。 问： 对提议可进行多少次修正？ 答： 修正案有两种，关于提议的修正案为“一级修正案”（提议的修正案），关于提议 修正案的修正案为“二级修正案”（提议修正案的修正案）。只能在提案程序中， 同时讨论每个级别的一个修正案。大部分提议可进行无数次修正，但“二级修正 案”不能修正（即不允许修正修正案的修正案）。 问： 到会人数未达到法定人数时，能否开会？ 答： 法定人数是必须出席特定会议（如年度股东大会、董事会会议）的有资格的投 票人的最低人数，达到法定人数才能开会。法定人数通常在组织的规章制度中 规定。对于董事会会议，法定人数通常为董事会成员的多数。如果在指定的开 会时间未达到法定人数，则： - 主持会议的干部可解散到会人员； - 到会人员可同意非正式开始会议日程，等待未来的会议批准该非正式会议所做 出的任何决定；或 - 到会人员可讨论感兴趣的问题，但不做任何决定。 问：