怎样回复国外客户邮件.ppt

如何回复客户邮件 不是回复的好客人就会下单但回复的不好肯定不会得到客户订单 一、关于回复时间（查客户所在区时及工作时间） 回复时间注意事项： 今天的今天一定要回（阿里卖家+QQ邮箱APP） 香港、台湾、韩国2个小时内回复 印度上午11点 中东下午1点 澳大利亚收到后马上回 欧洲下午3点 美洲及拉美晚上回或者早上回 根据各国的时差和工作习惯统计 二、回复原则及要求 3C原则 Clearness(清楚) Conciseness(简洁，条理清晰) Courtesy（礼貌） 3度要求 产品专业度 professional (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现专业度) 满足需求度 meet demands（就事说事） 体现诚意度 show your sincerity 三、邮件标题 第一种：用买家名称或买家公司名称 简短点的，举个例子：To?John-power inverter。 如果买家根本就对我们公司不熟悉，可以通过第三方来引起买家重视。例如：如果买家认可某一个行业的巨头如goodyear，可以写：goodyear?supplier?of car?power inverter 如果买家信任阿里巴巴平台，则写：alibaba?verified?supplier?of?power inverter 如果信任某个同行的买家John?Smith，则写：John?Smith?recommended?supplier?of?power inverter 三、邮件标题 第二种：邮件标题用客户指定的产品报价。 如:?quotation?for?500W power inverter with?price?of?US$17.5 或在客户网站上看到类似产品，用客户所标的型号命名 三、邮件标题 注意： 一些开发信有的客户当时不是需要，但是一旦需要时，他就会在邮箱里面找，此时主题自然便很醒目的给予提醒。 要让买家从邮件标题上看出独特卖点与附加值，重视我们发出的邮件，比如可以加上我们通过的认证，与当地市场合作的大客户，产品在当地热销等字眼。 大小写 拼写 语法 ? 四、正文 第一回合（第一印象） 问候语——礼节、呼应（第一封信Dear Mr/Ms 分清男女，之后关系好了再hi，brother/friend） 有问必答——不能回答要给客户解释（要明白客户提个问题是多么的困难，所以一定要回答） 重点突出，意思明确 第二回合（展现竞争优势） 专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整 专业图片——清晰、方便浏览和接收 建议性和前瞻性——专业的最好体现 语气——会影响全局 具体问题具体分析 客户一般关心的问题： 产品质量 交货期 售后服务 (抓住客户最关心的问题，说明公司产品这方面的竞争优势,从而抓住客户的心) 结论 在与买家的沟通中，满足他们的需求 用独特的卖点开始与买家沟通 快速的回复会得到买家的优先考虑 专业且正确的回复将引起买家的重视 针对性的回复将提高买家的采购欲望 附件 1. 附件名称和邮件标题都不宜过长。 2.关于附件的格式，当然首选PDF格式啦。原因主要有两个： 1）PDF更专业。 2）word\excel容易携带病毒。? 3）海外不一定都用micro soft操作系统，不一定能够打开word和excel。在中国流行用micro soft操作系统，是因为我们很多用的都是盗版的。但是在很多国家是控制不能用盗版的，而使用微软的费用又很高，所以部分买家未必适用微软的操作系统。 4）现在是移动互联网时代，智能手机，平板电脑使用率大大提高。动不动就是“发自我的iphone,发自我的ipad。再用word, excel，确实不方便买家打开。 3.附件的大小也是要注意的。如果用word\excel制作报价单，插图太多也会很大，但转化为PDF格式之后就会小很多了。所以发送成功率更高。至于附件大小应该多少才合适，这个跟接收方的邮箱服务器有关，反正就尽量控制。 4.附件标题注意不要使用中文，否则会出现乱码或者并屏蔽。 其他注意点 重要邮件最好用发送回执选项，客户在打开邮件之后会有一个回执的选择按钮，正常情况下都是会发送的。这样就可以了解客户是否有打开你发送的邮件 收到客户询盘不要盲目回复，看看客户信息，在skype，facebook上查询客户信息，了解客户现有的需求，再根据当地市场需求报价。 邮件不是与客户沟通的唯一渠道，该打电话还得打电话，不管是国内的还是国际的 Thanks. * * —黄伟 周期性的跟进 节日的问候 促销活动 价格变动 新品推广 对于没有任何回复的客户 * * *