前台文秘职位说明书.docx

前台文秘职位说明书岗位名称：前台文秘岗位编号：所在部门：人力资源＆行政组岗位定员：1直接上级： 人事行政主管直接下属部门/岗位：职系：所辖人员数目：工资级别范围： 等级至等 级岗位分析日期： 2005 年 2月本职概述：处理公司日常事务性工作，管理公司固定资产、办公用品等，维护公司日常办公活动正常开展职责与工作任务：职责描述：负责处理日常后勤事务工作时间百分比：60工作任务负责接听电话，收发传真、信件接待来访客人饮用水、水杯、茶叶管理管理公司报刊、杂志、信件、包裹、汇款的收发等事务办理订票事宜订制名片、定期统计需要印制胸卡的员工，并统一进行办理和发放办理快递费、名片费、加班餐费、出差飞机票费的缴纳整理公司内部的各种申请单，与相关部门沟通，保证申请单的供应不定期更新通讯录职责描述：负责管理公司图书工作时间百分比：5工作任务登记公司的每一本公用图书，妥善管理借阅图书登记 要求购买的图书，通过公司的流程，进行购买后登记入库催还图书，在归还日期栏中登记图书借阅情况随时更新到公司网站上职责描述：负责办公设施采购与管理、维护工作工作时间百分比：30%工作任务办理办公设施的采购工作登记办公设施，保证帐物相符负责公司钥匙管理和领用检查办公设施及设备，发现的问题及时处理职责描述：负责办公用品和礼品的订购和管理工作时间百分比：10工作任务选择供应商，购买合适的办公用品保证公用办公耗材的供应和储备定期办理结算和统计库存办理公司礼品的采购和领用职责描述： 协调物业、保洁工作工作时间百分比：5%工作任务与物业、保洁单位沟通，联系相关事项定期办理房租、物业费、水电费的缴纳传递物业通知职责描述：负责办公环境的管理工作时间百分比：5工作任务每天对十层办公区进行检查检查完毕填写《办公环境管理清单》监督保洁员工作情况，有问题及时指出当发现办公环境中的问题，及时找相关部门进行解决职责描述：负责公司车辆的年检与保养，办理车位停车证和车辆保险工作时间百分比：10%工作任务办理公司车辆的年检与保养办理公司车辆车位停车证及付费办理公司车辆的保险职责描述：负责统计员工考勤工作时间百分比：5工作任务每月汇总员工考勤情况，进行考勤管理记录员工的请假、出差、迟到等情况在上级的同意下，联系制作和发放出入的门禁卡职责描述：完成上级交办的其他工作工作时间百分比：5相关权限：对办公用品采购确定供应商的选择权和费用使用权对发送快递、订票、印制名片和胸卡确定供应厂商的选择权对物业的卫生工作的监督检查权对公司各部门办公秩序的监督检查权对办公用品的领用调配权对公司图书管理工作的监督权对公司固定资产的监督权相关每月费用预算制定权在权限范围内，有代表企业对外联络的权力；本领域（专业）获取信息、知识的工具的使用权；学习、研究权和接受再教育、培训的权利；办公工具和劳动工具的使用权；相关事情的知情权汇报关系：以上职责，向人事行政主管汇报工作协作关系：内部协作部门：公司所有部门外部协作单位：办公用品供应商 、快递公司、名片社、物业、保洁公司、方正集团、维修公司、订票点工作环境：一般工作环境使用工具设备：一般办公自动化设备所需记录文档：员工出入登记、员工出差登记、未打卡登记、来访客人登记、投影仪录音笔借用登记、钥匙和电话领用登记、办公用品领用登记任职资格：最低学历要求：大学专科所需教育专业背景：不限，以文科为主所需工作经验：所需培训的科目：沟通技能行政管理所需胜任能力：团队合作；责任心；诚信；主动性；人际理解力；客户服务导向；应变能力；组织理解力；能按要求进行文件档案的管理，起草相关文件管理制度；独立完成行政公文，语言表达准确，语法基本无误；能根据公司要求，联络、协调外部关系；能根据公司要求进行工作督办跟进；进行资产管理，并起草相关的管理流程；根据要求，做好会议组织、协调工作备注：财务商务组