Excel教学.doc

Excel是Microsoft Office办公软件中的一个重要组成部分,主要用于电子表格的处理,可以帮助我们快速的完成各种表格和图的设计,并进行复杂的数据计算和分析,提高工作的效率.而对于财务工作来说,它的帮助更为突出,比如可以轻松的创建各种表单, 可以在报表中使用强大的计算功能,生成各种数据分析表或者汇总表等等 Excel有2003,2007,2010,2013多个版本,但是因为实际工作情况,我们常用的还是最经典的2003版本,所以我们将以Excel 2003为例对软件的操作进行讲解 一、基础操作 1.软件界面 千里之行,始于足下.在制作表格前,我们先来了解一下软件工作的界面. 　　标题栏位于窗口最上方,包括了文件名以及最小化,最大化和关闭按钮.菜单栏提供了软件的一些菜单命令.工具栏是方便我们快速使用软件的一些功能.编辑栏主要用于显示当前单元格的名称,数据,公式等.单元格就是表行与表列交汇的区域,是存储数据的基本单位.工作表是我们操作的地方.状态栏提供操作进程的相关信息. 　　为了方便我们的操作,我们可以将最常用的功能放在最显眼的地方,Excel2003提供了操作界面的功能,点击菜单栏中的视图,可以将需要显示的功能打√,一般我们习惯将编辑栏和状态栏打上√,点击工具栏,我们可以将常用的工具显示出来,习惯一般是将常用,格式已经绘图打上√,并且我们可以随意的移动工具栏的位置和排列方法. 　　　 　　为了在断电,重启等特殊情况下保护我们的财务数据,可以使用自动保存功能,点击菜单栏中的工具,点击选项,在选项对话框中选择保存.在这里可以自行设置自动保存的时间以及保存的路径. 　　 　　对于财务工作者来说,为了避免财务数据泄漏,可以为Excel文档设置密码, 点击菜单栏中的工具,点击选项,在选项对话框中选择安全性.设置打开权限密码可以使对方无法读取文件;而设置修改权限密码并在只读上打√, 则允许读取或复制文件，但不能更改或保存该文件。如果以只读的方式打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。 　　 　　当然,有时候我们只允许对方可以看到数据,但是并不希望他进行复制或者更改,点击菜单栏中的工具,点击保护,选择保护工作表或者保护工作簿,可以自由设置允许对方操作的行为. 　　 　　财务工作小技巧: 　　公司的晨会有时会要求财务人员在投影上向大家展示公司的财务情况,但是因为时间关系,根本没来得及做出幻灯片,只得用Excel来进行演示,但是Excel上的表格线,行号列标等实在演示效果大打折扣,只需要点击菜单栏中的工具,点击选项,在选项对话框中选择视图,将网格线,行号列标,滚动条等你不希望出现的项目的√去掉,然后点击菜单栏中的视图,选择全屏显示,可以达到类似与幻灯片的效果,并且可以随时修改相关的数据并取得结果.　　 　　 2.批注 　　在制作会计报表是,我们经常需要对一些数据进行说明,可以通过批注功能达到我们的要求,选中需要说明的单元格,单击右键,选择插入批注,输入说明文字就可以了.为避免影响查看批注后面的数据,可以再次点击该单元格, 单击右键,选择隐藏批注,那么只有当鼠标移动到该单元格上时,批注才会出现. 　　　　 为了使批注更加醒目,我们也可以变换批注的样式和颜色,点击批注的外边框,点击工具栏中的绘图,选择改变自选图形,然后找到需要的形状并选中就可以了. 选择批注外边框以后,通过绘图的填充颜色,线条颜色,字体颜色可以让批注变得更加美观,点击批注箭头上的黄色小点,可以自行设置批注的指向位置. 3.输入 　　制作表格,当然需要我们输入各种信息,而Excel中不同类型的信息有不同的输入要求. (1) 百分数的输入 　　输入数字,然后输入百分号,既可完成.如下图,同样为0.75%,但一个显示为0.75%,而另一个显示为1%.在输入百分数后可以选中该单元格,点击右键,设置单元格格式,在数字-百分比中设置小数位数,会自动四舍五入显示.快捷键”CTRL+SHIFT+%”可以直接将数字变为百分数形式. (2) 身份证号码的输入 　　在Excel中最多只能显示11位的数字,若数字超过11位,将自动以科学计数法的形式显示,为显示超过11位的数字,可以在数字前加上一个“’”符号,将会把该单元格转换为文本格式.(在Excel中默认,文本格式为左对齐,数字格式为右对齐) 　　 (3) 分数的输入 　　直接在单元格中输入分数,将会以日期的形式出现,需要先将该单元格改为分数格式后才能输入,或者按照”整数位+空格+分数位”的形式输入.如下图,A1中输入1/3,显示为1月3日,B2中输入0 1/3,显示为1/3,值为0.33 　　 　　例题:今年前两个季度的销售任务已经完成,完成了总销售任务的2/4.在E