浅谈实行会计电算化后会计档案管理..docVIP

浅谈实行会计电算化后的会计档案管理 　　【摘　要】本文归纳了会计电算化后，会计档案呈现出的新特点，针对会计档案管理应注意的问题，结合本单位自身特点，提出了如何做好会计电算化档案管理的一些措施 【关键词】电算化；会计档案；管理 随着计算机应用的普及，大多数企事业单位的会计系统已由电算化会计系统所代替。由于电算化会计系统改变了传统的会计档案物质载体，使会计所提供的档案信息以全新的面目出现，会计档案的内涵和外延都发生了深刻的变化，应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视，切实加强本单位电算化会计档案的管理工作 一、会计电算化后，会计档案呈现出新的特点 一般而言，会计电算化档案主要包括打印输出的各种账簿、报表、凭证含原始凭证存储会计数据和程序会计软件的磁盘及其他存储介质，　系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，它同传统的会计档案一样，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改，实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之赋予了会计档案许多新的特点： （一）会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他介质或光盘存储的会计数据 （二）会计电算化会计档案的调用需要一定的软硬件环境。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力 （三）会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。因此，管理的难度增大了 （四）对会计档案的安全性、完整性要求更高。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响 （五）会计电算化档案更需要科学的管理。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，如何进行科学管理就显得更为重要 二、电算化会计档案管理应注意的问题 鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，还应注意以下几个问题： （一）记账凭证、会计账簿和报表的生成与管理 1、根据原始凭证在计算机上直接编记账凭证，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证，按《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管 2、电算化后的会计账簿和会计报表应当打印出书面形式，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况，在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定：（1）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。（2）一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的账簿，可满页打印。（3）在所有记账凭证数据明细分类账数据都存储在计算机内的情况下总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代 （二）会计电算化系统中软件文档的管理 要特别注意对电算化会计档案中软文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制源程序代码同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能 （三）电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏，在管理时应注意以下问题： 1、在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果 2、对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所 3、对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点 4、对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换 5、对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上 （四）电算化会计档案易修改且不留痕迹，在进行管理时应注意以下问题： 1、对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改，用户识别控制，防止非法用户接触会计档案。系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作 2、数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用 3、对存放在软盘或光