如何写好电子邮件(Email)-外企高管以亲身经历高告诉你.pdf

如何写好Email 刚收到一总监级别老外的邮件：Why not send report to me ？Should I remind you every week ？I believe no. 责问我为什么报告还不给他，是不是每周都需要他提醒我才行，接着又来一句，我相信这么小 的事情不需要每次提醒你。冷冷的三行，既是他们国家直来直往的企业文化，也是因为他的身份和地位才 敢这么嚣张。 他是个很嚣张的人，在公司也算是VP （Vice President ，副总裁）的角色。可是这些不能构成我要尊 敬他的理由，我在公司想要平步青云也不需要看他脸色，因为我们是彻底不相通的职能部门。 丰富的经验让我知道如何对付这种人。赔笑脸过于谦卑会更被人看扁，不亢不卑是赢得尊重必要的外 衣，他们欣赏的绝不是顺民，当然更不是暴民。 我回复邮件给他几乎不用动脑筋，先承认疏忽，然后承诺下次准时。他有了面子，我也不亏什么，只 是记得下次别再落什么把柄在他手上。 上一次也是这样，因为付款的事情他气冲冲地上来，结果是大家都有错，但我查了下问题，先承认自 己的疏忽，他没话讲，然后发现他那边也有问题，于是，他的面子挂不住，找他的人去K。 和别人理论前一定要弄清楚问题的原委，不然一不小心就成了笑话，特别是为你的下属出头的时候， 别护犊前被犊骗了。 多说两句护犊的话题。下属犯错了，固然需要批评，但有时候也要看环境，所谓关起门来打骂，敞开 门来表扬。如果两方都有错，那么身为领导就有了三种选择：护犊、公正或者牺牲。强势的领导喜欢护犊， 把事情压下去，先把外面的面子挣回来，家里的问题回来内部再处理，结果是team 凝聚力更加高，至少 大家知道领导有担当。弱势的领导喜欢牺牲，先把下属推出去扛了全部罪名，自己乐得做好人，结果是部 门内全部人寒心。真正要公正处理各打五十大板其实是最浪费时间且无谓的。 我始终坚信一点，无论多大的错误，下属只要犯了，领导都有50%不可推卸的责任，所以，在此精神 指导下，我背了不少黑锅。 不得不说起外企的邮件制度。几个要点： 一、书面胜于口头 你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知 道你每天都干了些什么。Written is always better than oral （书面强于口头）。长此以往，极度锻炼写作。 二、搞清楚TO，CC，BCC，FW TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO； CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持 的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也 没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。 BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经 理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很 多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就 奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属 能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清 楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。 FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以 转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX ，pls. follow. （请处理）简单明了。 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要 批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information ， 仅供参考），领导不是你的下属，FYI 的语势却是平等的或者是从上到下的。 三、关于回复（Re） 礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。 四、关于已读回执 为什么要求对方给已读回执，通常两个功能： 1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需 要在限定的时间内读，就需要用邮件