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会议发言讲义参考
会议发言讲义参考
会议发言讲义参考
目的:
了解一般会议的形式,掌握一定的会议发言技巧。
通过一个案例,让学员了解沟通是无处不在的。
会议的形式
一、非正式会议
环境要求 非正式会议对环境布置没有严格的要求,会址一般选在小会议室、休息室等气氛相对轻松的场所,甚至也可以在走廊开非正式会议。
几种非正式会议的特点:
临时会议
1、不多于3-4人
2、小问题/紧急问题的解决
3、轻松的表情及肢体语言通过
4、迅速作出决定
小型会议
1、通过讨论来解决问题,提供反馈
2、讨论争议,多用大量鼓励性的目光接触,帮助你保持对会议的控制
头脑风暴会议
1、产生新想法
2、灵活的创意
3、事先说明会议的目的和时间限制
4、轮流发言
5、避免评论或批评
6、判断新想法的可行性
正式会议
董事会会议
召开条件:由公司董事们参加
特点:
董事会通常定期召开,也许一个月一次,讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行这是设有一张大桌子的正式会议。
董事会会议由董事会主席主持,他是根据公司章程选举出来的。
常务委员会会议
召开条件:是公司董事会下属的小组
特点:
常务委员会定期召开会议来执行授权给它的任务。
公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。
常务委员会要向公司董事会报告,然后采取必要的行动
专门委员会会议
召开条件:公司董事会可以建立一个专门委员会,研究需要特别注意的问题
特点:
必要时专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题,或详细分析复杂问题。
许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议,而专门委员会可以定期召开会议,而且涉及必要人员。
公众会议
召开条件:对任何人都开放。这种讨论会的形式可被地方政府或私人活动小组所采用,用来与公众讨论各类事项;或为公司所采用,以讨论未来的发展。特点:
所有的成员被邀请出席公众会议。通常事 先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。
公众会议的议程通常只有一项讨论的主要议题。
大会
召开条件:有些大会对公众开放,另一些只限某些人参加,如公司雇员。
特点:
这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息。
虽然有时发言人会留有回答问题这段时间,但鉴于大会的规模,讨论和听众参与是很有限的。
外部会议
召开条件:一个外部会议包括某几个组织内的一群人,例如来访的行业工会代表。
特点:
在外部会议上,保守机密是一个重要问题。与会者应仔细考虑哪些信息必须保密;为了达到目的哪些信息可以在会上披露。
外部会议可以在中立地点进行。
年会(AGM)
召开条件:年会一年一次,常常是规定的,召集公司的董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。
特点:
年会允许股东向公司董事提问,要求他们就公司的业绩作出解释。
董事们利用这个机会寻求年度决算的批准,重新任命审计师,并讨论未来的计划和策略。
临时股东大会(EGM)
召开条件:如果为了立刻采取行动而须获得股东的批准,则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间的任何时候召开。
特点:
应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知,提前多少时间则视具体情况而定。
临时股东大会的操作规则通常与年会一样。
变革中的会议
1)电话会议
在召开区域代理商会议的时候,采用电话会议的形式可以大大降低会议的成本,因为各代理商只要在当地就能参加会议,不需要集中到某一地。电话会议的设备操作简单,便于掌握,与会各方虽然身处各地,但同样能达到大家聚集在一块开会的效果。
2)视频会议
视频会议即通过互联网召开会议。通过互联网传输视频文件和音频文件,使与会各方能够看到彼此的形象,听到彼此的声音。
3)E-mail
如果习惯用E-mail方式进行交流,建议使用outlook2000,该软件能够监测到会议的效果及参与人,以及控制会议的进度。
4)QQ会议
5)手机会议
准备了数张图片,给学员讲解各种会议的形式。
会议发言的准备工作
环境准备
场地 选好会议的场所,布置好会议室
时间 会议时间必须包括起止时间
设备 视听设备准备好,音响效果是否到位。幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启用。
物品 必须拥有充足的照明及通风设备。必须拥有包括桌椅在内的适当家具。文化用品的准备。
内容准备
主题 明确本次会议的主题
顺序 会议的相关内容根据主次,罗列好相应的顺序
重点 事先要了解本次会议的重点
目的 明确本次会议要达到什么样的目的
个人形象准备
仪容 注意个人的仪容修饰
仪表 注意会议的形式,参会者该如何着装
仪礼 礼节等各方面是否到位
心理准备
自信
应变
会议发言训练小游戏
荒岛余生
游戏背景:
私人飞机坠落在荒岛上,只有6人存活。这时逃生工具只有一个只能容纳一人的橡皮气
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