gt文件编写标准.doc

目录 1 目的 1 2范围 2 3 参考文件 2 4 文件幅面及页面设置 2 4.1 文件幅面 2 4.2 页面设置 2 5 文件页眉、页脚、封面、内页 2 5.1 文件的页眉 2 5.2 文件的页脚 2 5.3 封面 3 5.4 文件的内页 3 6 编写格式 5 6.1标题层次 5 6.2 序号编排 6 6.3 表格 6 6.4 插图 7 6.5 正文 7 综合管理部 8 1 目的 统一规定我公司文件编制格式，增强文件的可读性，规范性和一致性，规范文件的管理。 2 范围 本文件适用于顺峰集团各中心管理文件、技术文件的编写。 本文件不适用于技术图纸文件以及以纸质文件形式出现的工程类图纸。 3 参考文件 GB/T 1.1-2009 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写 4 文件幅面及页面设置 4.1 文件幅面 除特殊情况外，XXX所有文件均采用A4（297mm×210mm）纸。 4.2 页面设置 页面边距设置：上：2.54cm，下：2.54cm，左：3.17cm，右：2cm，装订线：0cm，页眉距上边界1cm，页脚距下边界1cm。 5 文件页眉、页脚、封面、内页 5.1 文件的页眉 5.1.1 原则 每页皆须含页眉。 5.1.2 页眉的标准格式 公司logo置于文件左上角。 Logo像素60*60 5.1.2..2机密等级 机密等级包含机密、密以及一般三个类别。置于文件右上角，字体为宋体，字号大小为小四号，加粗。在机密等级的三个类别前分别标记空心方框，在确定机密等级后，将机密等级用黑颜色填充。 5.1.2.3文件编号 文件编号置于页眉第二行靠左位置，字体为宋体，字号大小为二号，加粗。 5.1.2.4 文件名称。 文件名称置于页眉第二行居中位置，字体为宋体，字号大小为二号，加粗。 5.2 文件的页脚 5.2.1 原则 每页皆须含页脚。 5.2.2 页脚的标准格式。 5.2.2.1 版次 版次置于文件的左下方，字体为宋体，字号大小为小四号，不加粗。书写格式为： 版次：XX，其中XX代表文件的实际版次。 5.2.2.2 生效日期 生效日期置于文件的中间，字体为宋体，字号大小为小四号，不加粗。书写格式为 生效日期：YYYY/MM/DD，其中：YYYY代表公元年，MM代表月，DD代表日期，使用阿拉伯数字，由文件管制单位填入 5.2.2.3 页次。 页次置于文件的右下角，字体为宋体，字号大小为小四号，不加粗。书写格式为： 页次：A/B，其中：A代表当前页次，B代表总页数。 5.3 封面 5.3.1 原则 每一个文件皆须含封面。 5.3.2 封面的标准格式 5.3.2.1 文件名称 字体为宋体，字号大小为小一号字，加粗。 5.3.2.2 部门名称 字体为宋体，字号大小为小二号字，加粗。 5.3.2.3 版次 字体为宋体，字号大小为小二号字，加粗。 5.3.2.4 编制、审核、批准 字体为宋体，字号大小为小四号字，加粗。 5.3.3 封面标准格式图示 封面标准格式如图1所示。 5.4 文件的内页 5.4.1 内页第一页标准格式 5.4.1.1 修订记录 5.4.1.1.1 修订记录中包含字段为修订日期、变更内容、版次、总页数以及编订人。 （1）修订日期 修订日期用于记录文件修订履历，与文件版次一一对应。 （2）变更内容 变更内容需包含修订章节，便于使用部门快速的查找修改内容，以及分析与以前版本差别之处。 （3）版次 版次便于使用部门确定其所使用的文本是否为有效版本。 （4）总页数 总页数用来记录文件包含的页数总和 （5）编订人 编订人是用来记录文件编订者。文件编订人对文件的有效性、正确性以及合理性负责。 5.4.1.1.2 修订记录中所有文字，无论中文还是英文，字体均为宋体，字号大小为四号，加粗。 5.4.1.1.3 修订记录最多记录最近4次的修订情况，修订记录按照时间顺序排序，修订时间早的排在前面。 5.4.1.2 会签记录 5.4.1.2.1 会签记录包含会签部门、会签人和会签意见三个字段. （1）会签部门 会签部门是指此文件会涉及到、会影响到的相关部门。未涉及到及未影响到的部门不必进行会签。 （2）会签人 会签人主要是用来确定此文件已经征求过此部门人的意见，以免出现文件发放后，相关部门人以不清楚为理由不予执行。 （3）会签意见。 会签意见包括同意以及不同意两种情况。若会签意见为同意，则表示本部门对文件的内容予以认可，并会按照文件要求予以执行；若会签意见为不同意，则应表述理由。经所有会签人员讨论，直至达成一致意见。 5.4.1.1.2 会签记录中表头采用打印机打印方式，字体为宋体，字号大小为四号，加粗。会签部门、会签人及会签意见需采用手写方式，不得用打印机打印。为避免不易识别，手写时一律采用正楷，不得使用草书及个人专用签名