采购部管理制度.docVIP

第十二章 采购部管理流程规定 1、采购部门一律凭请购单进行采购作业，请购单核决权限如下： ①生产物资（原材料）：计划内由仓库核决，计划外由厂长审核，移交总经办核决； ②非生产物资（总务性用品）：计划内由仓库核决，计划外由财务经理核决； ③固定资产类：一律由总经理核决。 2、请购单应由采购部门汇总安排采购，并应明确填写材料名称、品种型号、规格、数量、需求日期，必要情况还应写清用途及报价参考等；对填写不全或欠详，给采购带来困维的，采购部门有权退回请购部门修订。 3、采购原则： ①常规物料采购期为2天内； ②特殊物料采购期为5天以内； ③对长期订货和高额的进货，应通过签订合同和实行按月结算的原则； ④采用询价、比价、议价，实行货比三家的原则，并在确保质量的前提下，尽量采用价廉品或代用品（应事前与使用部门沟通）； ⑤关键物资及重大特种物资的采购，不得在试用鉴定前采购； ⑥对于先试用后采购的物资，不得在试用鉴定前采购。 4、采购部门对于紧急请购物资、分批交货物资、暂借采购物资、先试用后采购物资、特殊要求物品等，应加盖相应的印章或在请购单上做出明显标记。 5、采购人员必须按“采购作业期限”运作，对未能按既定进度完成作业时，应及早报告相关部门，说明异常原因，提出相应意见方案，相关部门视情况，及时与客户沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。 6、设备的采购是一项重要、严肃的工作，必要时应与专业技术人员共同订货，并要综合考虑“功能、质量、价格、交货期、售后服务”五个方面，进行择优选用。 7、采购物资入库前应进行检验，检验后有下列情况应作出处理，并实行谁经办谁处理原则： ①名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货，重新采购； ②对质量不符合要求的应退换； ③对数量短交应补足； ④对价、物不符的应及时与供应商联系处理。 8、请购撤销按下列方式处理： ①若原请购项目尚未办理，采购部可通知申购部门作出撤消，按一般请购单据存档方式处理； ②若请购项目已向供应商订购，由采购经办人及时与供应商洽谈撤销，办妥撤销的可依前项方式办理，对不能办理撤销的由采购主管在原请购单上注明原因，通知原请购部门；对损失较大的，报厂长或总经理处理。 9、物资入库，仓管员要亲自同交货人办理交接手续，核对、清点物资名称、数量是否一致，然后进入待检区。 10、物资进入仓库待检区后，采购员应及时通知检验人员进行质量检验，未经检验合格的物资不得进入货位，更不得投入使用。 11、属外观等易识别性质检验物料，验收应即时完成。 12、对于必须试用才能实施检验的，一般不得超过两天。 13、紧急材料入库时，若仓库尚未收到请购单，收料人应先询问采购部，确认无误后方可办理入库。 14、材料验收合格后仓管员方能开具入库单，财务部门对无入库单的材料报销单应拒绝受理。 15、对检验出的不合格品，应隔离堆放，并要有明显的标签（标记），以示区别，经主管核示处理办法，并通知请购单位，转采购部办理退货。 16、检验时发现的质量以外问题，如：品名、规格、数量不符及不成套、不齐全等现象，采购经办人应立即采取相应处理，不得拖延。 第十三章??仓库管理人员工作制度 1、仓管人员应负责处理入库物品的出货、储存、保管、检验及账务报表的登录等工作。 2、仓库物资实行先进先出的作业原则，并按此原则分别决定储存方式及位置。 3、仓库不准代人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位和部门的物品存仓。 4、任何人员除验收时所需外，不准将仓库物资试用试看。 5、除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外，任何人未经许可，不得进入仓库。严禁库内会客及其他部门员工围聚闲聊。 6、仓库严禁烟火，配置的消防器材，仓库人员应会使用，并定期接受厂部组织的安全检查和监督。 7、仓管人员对物品进、出仓，应当即办理手续，不得事后补办；应保证账物相符，经常核对，并随时受厂部或财务的抽点。 8、每月仓库应盘点一次，检查货物实存、货卡结存数、物资历明细账余额三者是否一致；每年年终，仓库应会同财务部、采购部共同办理总盘存，并填具盘存报告表。 9、仓库物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，应及时上报厂部，分析原因、查明责任，按规定办理报批手续。未经批准一律不得擅自处理；仓管员不得采取“盈时多送，亏时克扣”的违法做法。 10、仓管人员下班离开前，应巡视仓库门窗、电源、是否关闭，以确保仓库的安全。 11、各部门领用物料，必须填制“领料单”或“申购单”并要有发料人、领用人、审批人签字，缺一不可。 12、仓管人员应严格按：先办出仓手续，后发货的程序发货，严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。 13、各部门领用材料时，应严格按照领料单规定的内容和要求填写，不准在领料单上做任何更改，如填写错误必须重写；对不符合规定的领料单，仓库有权拒发。 14、