4节文档一体化理论.ppt

随着办公自动化的技术发展, 也为文档一体化管理由结构化文档数据信息向非结构化( 电子文档、多媒体文档、超媒体文档) 数据信息的发展提供了技术准备。从档案管理学角度看, 文档实质是一种信息, 而信息的真实性、完整性、安全可靠性对文档信息的原始储备和潜力挖掘所产生的影响不言而喻, 未来对办公自动化与文档一体化管理的模式势必同信息融合、人工智能、数据挖掘、神经网络等前沿科技紧密联系起来, 能够为政府、企业管理决策层提供全方位的决策分析和管理支持, 提升办公信息化的全面建设。 4、提高文档工作管理水平的有效途径 文档一体化管理是改革传统档案管理模式适应信息时代对文件和档案管理工作要求的有效手段，它可以从根本上改变文件处理和档案管理相脱节的状况，使二者统一。有利于档案信息的收集齐全、整理快速、检索准确，促进档案规范化、标准化管理。同时可以避免重复性劳动，从而提高工作效率，更好地为利用者提供优质服务，实现文档资源共享。 五、当前存在的主要问题 1、管理体制存在严重弊端 我国是采取将文件与档案工作割裂开来的做法。文件工作由各级单位办公室等职能部门管理，而档案工作由各级档案局和各单位档案室管理，两者各有一套完整的管理体系，当前实现“前端控制”会被认为是越权行为，束缚了档案工作者的手脚，也不利于实现文档一体化。 2、技术层面存在问题 一是由于案卷封面项目较多，在文书处理过程中，字体难以规范，有杂乱的感觉 二是在“领导指示”“会签”等项目中的办理意见，同样具有依据作用，当案卷长时间保存，需要更换卷皮时，这些项目的内容将失去真实性，影响档案的权威性和可信性 三是一体化管理后实行的是“一事一卷”的立卷方法，案卷占据了较大空间，给今后的保管带来一些新的问题。 3、电子文档存储时间问题 目前保存电子文档的手段比较多，对大数据量的保存，比较通用的有大容量服务器、光盘、磁盘、磁带机、活动硬盘等。但无论哪种存储媒介，都存在技术上的缺陷，容易受到例如磁场、振动、潮湿度等影响，需要非常苛刻的保管和使用环境。为了保证数据的完整性，每隔一定时间还需要对存储数据重新进行备份。 4、计算机软硬件技术生命周期问题 电子文档存贮载体的寿命不是无限的，但目前仍超过了读写它的计算机软硬件的技术生命周期。世界上还没有哪个厂家可以保证它生产的计算机软硬件不会过时。电子文档对设备的依赖性非常大，文档保存部门必须不断更新必要的读取、显示软硬件设备，这就增加了该部门管理的困难性、复杂性、加大了经费的开支。 5、安全性问题没有得到解决 电子文档在提供方便的共享信息的同时，时刻面临着计算机病毒、电磁波辐射泄露、黑客攻击以及电子文件的信息与载体相分离性，数字化信息形态的非直读性、易更改性，对设备及标准的依赖性，网络传递中的不安全性等，给电子文档的保管利用带来许多纸质文档所没有的新问题。 6、法律、格式、标准等问题 目前我国对文件和档案的法规、标准的制定，是由中央办公厅、国务院和国家档案局分别组织实施的，在一些具体的技术标准方面还存在一些差异。 在纸质与电子文件并行的时代，电子文件形成的越多，档案管理的压力也就越大。 7、电子档案管理的人才匮乏 电子档案管理需要两方面都懂的人才,纸质档案管理人员和电子计算机技术能胜任的人员。近年来，我国各级综合档案馆使用的技术设备虽有所改善，但从总体上看，档案人员运用现代化管理程度并不是很高，计算机网络操作技能偏低，由此制约了文档一体化管理进程。 六、实行文档一体化的对策 1、提高思想认识 档案工作者，尤其是档案部门的领导，必须充分认识文档一体化管理的必要性和可行性，增强推行文档一体化管理的自觉性、紧迫感和使命感。 2、加强文件管理的标准化、规范化 标准化、规范化是现代管理的基础，也是实施文档一体化的前提和关键。 面对电子文件时代的新情况, 就要求档案工作者要参与文件的产生和管理, 文件工作者也要了解档案的管理和开发利用, 统一制度; 统一管理, 这样才能确保档案的完善、系统、准确和安全利用, 实现文档管理一体化。 3、建立切实有效的文档一体化管理的业务体制 (1)建立文档一体化管理的组织机构。 (2)建立统一的业务规范。 (3)加强岗位培训。 4、加强文档一体化软件的统一规划 一是对文档一体化软件加以统一。电子文件与档案馆计算机系统的兼容性，选择实用有效的文档一体化软件，作为通用软件。 二是依据各单位的职能，按照标准化、规范化的要求，调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限，并使之代码化:对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。 5、建立文档一体化计算机管理系统 (1)要考虑数据结构的一致性。 (2)要考虑功能结构的连贯性。 (3)要考虑管理方式的协调性。 6、确保网络安全 一是选用性能可靠的杀毒软件，防止病毒侵害；数据定期备份 二是对上网的