如何书写商业信函.ppt

* 如何书写商务信函 * 商务信函 作为商务世界有效的沟通渠道，商务信函在商务活动中起着越来越重要的作用。除了公司的开诚布公的坦心交流和礼貌性的登门拜访外，信函也是必不可少的沟通方式，可以说每一笔交易的达成都少不了商务信函的往来。因此,如何最大限度地发挥商务信函的作用以便获取最大的经济效益就成了销售人员所关注的大事之一了。 * 商务信函 同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般由开头、正文、结尾、署名、日期、附件六个部分组成。? * 商务信函 第一部分 商业信函的基本组成部分及要求 * 商务信函 一、开头 ????? 开头写收信人或收信单位的称呼。 称呼要单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 ? * 商务信函 二、正文 ????? 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： （一）、向收信人问候； （二）、写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对 于来信中提到的问题答复等等； * 商务信函 二、正文 （三）、该信函要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问 题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。 如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示 尊重； （四）、提出进一步联系的希望、方式和要求。  * 商务信函 例 如： 推销产品： 我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对此类产品是否有兴趣。 寄发资料： 为使贵方对我方各种款式的产品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一 些样品资料，供您们参考。 　 　　　　　　 附寄资料： 随函附上本公司新出款式的……样品，请查收。 … 随函附上……合同第××号两份，希查收。请会签并寄送我方一份备案… 自我介绍： 请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的…公司。本公司经营这项业 务已多年，并享有很高的信誉。 　 我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。 　 * 商务信函 三、结尾 ????? 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。 如 “特此函达，即希函复。” 同时写表示祝愿或致敬的话，如 “此致敬礼”、“敬祝健康” 等。 祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。 “敬礼”、“健康” 则转行顶格书写。 * 商务信函 四、署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右 下方位置。 以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门 名称，也可同时署写信人的姓名。 重要的商业信函，为郑重起见，可加盖公章。  * 商务信函 五、日期 ????? 写信日期一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，一定不能遗漏。 * 商务信函 六、附件 ????? 商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，用以证实信文所写的各种论点，或作为商业业务往来的确认手续。? * 商务信函 第二单元 书写信函应注意的事项和要求 注意 * 商务信函 商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲， 而商业信函应清楚明确，不隐不曲。 商业信函的写作要求和注意事项共有七条，以下分别介绍：  * 商业信函 一、主题突出，观点明确 ????商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。 向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。 鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷