浅议城市规划档案整理及创新.doc

浅议城市规划档案整理及创新 　　摘 要：管理城市规划档案是城建档案中十分重要的门类，其特点是数量多，整理工作量大，利用率高。规划管理档案的整理问题直接影响着城市规划行政管理部门的审批工作效率。规划局在实行规划管理审批程序改革以后，给规划管理档案的管理工作也带来了一定的影响，从档案接收程序到卷宗的内容成分和数量相对以往都有所不同，如何作好规划管理档案的类目划分，成为规划管理档案整理工作中首先必须解决的问题 关键词：城市；规划档案；整理与创新 从宏观上来讲，城建档案整理工作从流程上来讲大致可划分为分类、组卷、排列、编目这几个大的方面，而这个流程当中，分类工作不仅是整个过程的重要环节，也是工作中的重中之重，这个环节对城建档案保管与利用工作的质量和效率有着决定性的影响。所以说，分类工作是城建档案整理过程中的一步重要环节。建设部最近颁布的《城市建设档案分类大纲》规定，各地城建档案馆在制定本馆分类方案时，大类和属类的设置须遵照《城市建设档案分类大纲》，小类可根据各地实际情况和实际需要设置，但是现阶段规划局的档案分类及管理工作都面临着量大、工作方式落后的问题，因此，在工作的过程当中，应在遵循这一基本原则的同时对分类工作进行创新性的管理，具体可从以下几个方面进行努力： 1 关于分类层次的问题 在分类的层次方面，分类可以是多层次的，也可以是单层次的。多层次方面，例如大类、属类、小类等；单层次方面，例如大类下面不再设下位类而直接统率案件，当然，这要根据同一类别的档案数量多少来决定。在分类的过程中，为了实现档案档案的保管和利用的便利性，首先应该对规划管理档案的内容和数量的整体状况进行了解，以此来判断其是否有必要记性层次地分类，如D2和D3可以不必伸展下位类，对C类档案中的总体规划C2类，档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案，建国至50年代仅形成几十卷，所以C2也可以不必设小类 2 关于信息分类和实体分类的问题 档案整理工作中的分类实质上属于实体分类，其工作方式就是对具体的文件材料实现分类和组卷的目的。具体的来讲，实体分类其主要目的在于对于档案的实体保管，所以说，这方面，实体分类不适合有太多的层次。而信息分类则不 同于试题分类，它不受限于档案实体的局限，信息重组的部分只涉及只对隐含其中的同类信息。信息分类的目的主要是为了便于信息的检索，在这个方面，规划局可以根据实际需求建立多种检索体系，通过计算机管理模式不断伸展和细化实现信息的分类。根据以往的经验，笔者认为，实体分类一般两级便可满足需求，而信息分类则不受限制，因为信息分类的类目越是详细就越能体现其精准性的特点，当然，着对档案分类人员的素质要求也会相应的提高 3 关于档案的保管 从目前的管理方式来看，规划管理档案还是按照属类分类流水的方式来进行排架的，这对库房就提出了空间上的要求，涉及到库房空间预留的问题。我们都知道，属类设置的越详细，预留的空间就越多，这样，倒架的风险也会大大提升。要先解决这个问题，最好的办法就是减少属类的类目，或者改变传统的库房管理模式，进行创新。否则，无法准确掌握库房的预留空间，使频繁的倒架将再所难免。这个时候，在档案进行分类管理的过程中，引入计算机就显得非常有必要了，之所以这么说是因为在计算机管理的前提条件下，可以实现直接进行文件级检索的效果，无需再经过案卷这个级别。可以将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在规划管理档案的管理中由于属同一类档案中的几个部分可以按小卷立卷，立为3或4个小卷，虽然它们不合并在一起，但在计算机中却建立了虚拟的关联，保持了各小卷之间的有机联系，这是“简化整理。深化检索”的创新尝试，对于提高整理工作质量和效率具有重要意义。再次，在规划管理档案档号的编制方面，档案管理工作还应该能够做到以下几个方面：首先，应该坚持简练的原则，以此来减少工作量和工作中的差错率。其次，还应该坚持稳定性的原则。近几年来，规划局的各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化，而规划档案的的类目并没有与时俱进，这就造成了相应的滞后性，但是档号的设置不会因机构设置的变动而变动，它是相?ξ榷ǖ模?并且与建设部《城建档案分类大纲》始终保持着一致，所以规划局的档案整理工作可以秉承这个原则在工作中进行方法的创新。而要想实现这个目的，其必须要具备强化档案信息资源建设为主，基础业务为辅的意识，处理好档案基础业务建设和档案信息资源建设投人的比例，加大对档案信息资源建设的投入，以适应电子信息时代的特点和需要。投入要本着部门匹配，比例适当的原则，合理划分工作量份额，安排好整理工作与档案信息库建设的工作。此外，在加强档案信息资源建设和利用的同时，有必要再对立卷改革进行深化，简化整理，深化检索。在档案计