第4章办公表格图表及数据管理研讨.ppt

第4章 办公表格图表及数据管理 内容提要： 第4章 办公表格图表及数据管理 4.1　表格图表的相关内容 4.2　利用Word制作文字表格 4.3　利用Excel制作表格图表 4.4　综合Excel表格数据的管理 4.1 表格图表的相关内容 4.1.1　表格的类型 一般办公用表格根据不同的业务使用不同的表格，主要按文字、数字分类，如图所示。 4.1 表格图表的相关内容 4.1.2　制作表格软件的选取 Excel的特点 Excel适合于处理那些形状规则、单元格中数据较多、数据形式多样化，并且需要进行数据计算的表格。 Word的特点 在处理形状上无规则、比较复杂且不含大量数据计算和公式处理的表格时，Word有一定的优势。 4.1 表格图表的相关内容 4.1.2　制作表格软件的选取 选取电子表格制作软件时，应遵循以下原则： 规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成 单元格大小悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作 形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成的，适宜于用Excel制作 包含大量数据并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作 数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作 4.2 利用Word制作文字表格 4.2.1　表格框架的建立 制作表格标题 启动Word，建立一个新文件。在文档的第1行输入文字“选题申报表”。 制作表格 单击“表格”→“绘制表格”命令 4.2 利用Word制作文字表格 4.2.1　表格框架的建立 合并与拆分单元格 合并单元格的方法是：选定单元格后单击“表格”→“合并单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮 拆分单元格的方法是：先选定要拆分的单元格，单击“表格”→“拆分单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮 调整行高与列宽 根据表格大小的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。 4.2 利用Word制作文字表格 4.2.2　表格文字的格式化设置 单元格中文本的对齐方式 改变表格单元格中文本对齐方式的操作步骤： 选定要设置文本对齐方式的单元格 单击“表格和边框”工具栏上的“对齐”右侧的下拉按钮，从弹出菜单中选择需要的对齐方式 4.2 利用Word制作文字表格 4.2.2　表格文字的格式化设置 改变文字方向 在办公中，如果有些表格单元格内的文本需要纵向显示或其他方向排列，先选择需改变文字方向的单元格，单击“格式”→“文字方向”命令，弹出“文字方向—表格单元格”对话框 4.2 利用Word制作文字表格 4.2.3　表格的格式化设置 设置表格属性 单击“表格”→“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框 4.2 利用Word制作文字表格 4.2.3　表格的格式化设置 设置单元格属性 单击“表格”→“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框 切换至“单元格”选项卡 4.3 利用Excel制作表格图表 4.3.1　创建工作簿 新建工作簿 “文件”→“新建”命令 单击“常用”工具栏的“新建”按钮 保存工作簿 单击“文件”→“保存”命令 单击“常用”工具栏上的“保存” 按钮 单击“文件”→“另存为”命令 4.3 利用Excel制作表格图表 4.3.2　表格的录入 数据规则 数字数据 日期和时间数据 文字数据 记忆式键入 打开或关闭按“列”录入时的记忆式键入功能的方法：单击“工具”→“选项”命令，切换至“编辑”选项卡，选择或取消选择“记忆式键入”复选框，可打开或关闭记忆式键入功能。 4.3 利用Excel制作表格图表 4.3.3　利用Excel的公式计算数据 运算符 运算符用来对公式中的各元素进行运算操作。Excel提供算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符4种类型的运算符 自动求和 求和计算是一种最常用的公式计算，Excel提供了快捷的自动求和方法，即使用“常用”工具栏中的“自动求和”按钮。自动求和将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算 4.3 利用Excel制作表格图表 4.3.3　利用Excel的公式计算数据 公式自动填充 在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要输入同类型的公式，可以利用公式的自动填充功能 函数中单元格的3种引用方式 相对引用 绝对引用 混和引用 4.3 利用Excel制作表格图表 4.3.4　表格的格式化设置 标题格式设置 工具按钮法 在标题所在的行，选中包括标题的表格宽度内的单元格(A1：G1)，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮 菜单命令法 按表格宽度选择标题所在的行，“格式”→“单元格”命令，在出现的对话框中切换到“对齐”选项卡。在“水平对齐”下拉列表框中选择