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发送商业信函是公司里谁做的 篇一：第二章 商业信函作成要领 一、商务信函书写准备阶段 一般来说，我们通过观察商业信函的构成格式、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。 尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即： 主文部分再多进行些考虑的话，就会进一步提高商业信函的整体效果。 也就是说，商业信函中最困难的就是主文部分的障碍“必须将纷繁复杂的事件归纳成简单易懂的内容”。 那么，当我们要对一个复杂的事件进行简单的归纳总结时，要做到哪几步呢？ 让我们先来看看如下的几个要领： （一）、对收信人、发信人进行确认 在书写商业信函的时候，首先应当明确收发双方的身份、职务等内容。比如说，收信人是对方的公司、还是对方公司下属的某一部门；具体的收信人是写那个部门的管理职务还是具体事件的担当者本人；有的时候收信的一方也可能是若干人，或者是不确定的多数的消费者。收信的一方是团体还是个人，决定着季节问候语、事件的叙述方式各有所不同。 190 管理职务的名称。 （二）、决定格式 对于发信人一栏，也要事先考虑清楚是写自己的名字、部门的名称还是 下面，让我们考虑一下选择怎样的信函格式。其实，信函格式的形式并非种类繁多，常见形式有：开头写着收信人、发信人和标题的固定形式；类似于普通信函的书信形式；以附记形式（在“记”下方记录条目）记载重要事项的形式；或者添加附页进行归纳总结等形式。 （三）、记录下必要的事项 接下来，对于那些必须传达给对方的内容要进行一番整理。使用文字处理机写信函时，可以先把所想到的写出来，然后再对所写的内容进行重新整理。像前文部分的寒暄语等内容，因为有固定的语句，所以在书写时不必太为此而伤脑筋，然而重要的是那些出现在本文或者附记条目中的内容。如果在发出信函以后，还要通过电话对内容进行补充的话，也会给对方带来不便。因此切记要把所有必要事项都概括统一起来。 要描述的事项，应包含着下列5W3H中的全部、或者其中的一部分，这些是必要的要素。最好是把想到的内容制成列表，通过对照5W3H来确认一下是否有遗漏的部分。 191 二、商务信函的基本格式 商务信函的基本格式 如前所述，商务信函于日常生活中使用的信函之间并非存在着天壤之别。只是在商务世界里，为了保障业务得以顺利进行，而存在着若干规则或习惯而已。因此，于平时随心所欲记录下的一般文章相比，商务信函有时会要求形式上比较郑重、并具有高雅的格调。 那么，首先让我们掌握两种基本的格式，即：纵向书写和横向书写。纵向书写主要用在礼节性的场合或者要求格调比较高雅的信函，比如：请帖、寒暄问候类信函等。不过上述这些情况也可以使用横向书写的格式。最近，由于数字、外语等也越来越多地被引入到信函中使用，因此横向书写的信函在现实工作中已经日益成为主流。本书结合工作中的实际情况，将主要对横向书写的格式进行介绍，当然无论纵向书写还是横向书写，只要选择的格式能够对制作简洁、明了的信函有所帮助就可以了。 ◎纵向书写格式（一般） ◎横向书写格式（一般） 193 商务信函格式构成和文例 下面将按照商务信函的基本格式和构成，举出具体的信函示例。 商务信函和一般书信相同，有前文、本文、后附三部分构成。 前文 本文 后附 前文 ①信函编号 标记在业务往来信函、公司内部信函上的编号，主要用于分类和检索。在信函上标记编号，既便于相关人员进行检索，又可以避免工作出误差。不过需要注意的是：在社交性信函上一般不标记编号。 例： 总务科发出的第10号信函――总第10号、或总发第10号 营业部的第136号照会信函――营照发第136号 ②发信日期 日期对商务往来信函是非常重要的。值得注意的是：在信函上标记的日期不是信函完成的日期,而是发出信函的当日日期。年号可以是公历，也可以是日本年号。但要注意至少在某一公司内部做标记时应做到 194 篇二：第一章 商务信函写作概述 第一章 商务信函写作概述 (An Overview of Business Letters) 随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正确格式加以详细阐述。 第一节 商务信函的写作原则 (Criteria for Business Letters) 商务英语写作区别于其他类型的英文写作。传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，