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商务信函7c原则来自
商务信函7c原则来自
篇一:商务函电写作的7C原则
商务函电写作的7C原则
函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。
商务函电的写作应掌握7C原则,即:
完整(complete)
正确(correctness)
清楚(clearness)
简洁(concreteness)
具体(concreteness)
礼貌(courtesy)
体谅(consideration)
完整:商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
正确:表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚:所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁:在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体:内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌:文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅:为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原则:站在对方立场。在起草商务函电时,始终应该以对方的观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只有这样,与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括:商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函 电的具体使用功能来讲,又可分为:来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
商业英语之商业信函的书写原则(1)completeness
实例解说:
Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./-ditto-but 1/2 x 5 yds, 1,000doz.
这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。中文意思是:
纤维素带(幅)宽半英寸,长3码,带塑料包装容器,700打;同上,但(幅)宽宽半英寸,长5码,1000打。
主要问题是后半句不清楚。
ditto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带,但不能包括带塑料包装容器,因此,幅宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚,不完整。
所(本文来自:WwW.BdfqY.Com 千叶帆文摘:商务信函7c原则来自)以最好改成:
Cellulose Tape 1/2x 3yds, with plastic dispenser 700 doz.
Cellulose Tape 1/2 x 5yds,with plastic dispenser 1000 doz.
这样即完正,又清楚明确,不会引起误解。
商务英语之商业信函的书写原则(2)Clearness
(一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇
〈例一〉
As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.
(从香港到旧金山有直达船,)
但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢,还是两个月一次?不明确。因此,最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次:
(a) We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.(每月两次直达船)
(b) We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
(每半月一次直达船)
(c) We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month.(每两个月一次直达船)
(二)注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:
a) Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible;
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