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档案管理技能训练 第2章　档案收集与鉴定技能训练 第2章　档案收集与鉴定技能训练 2.1　文书资料归档与移交 2.2　拟写归档制度和档案征集公告 2.3　编制新的机关文书档案保管期限表 2.4 拟写档案鉴定销毁制度 2.1　文书资料归档与移交 2.1.1　归档制度 包括归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求等。 1．归档范围 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 2．归档时间 文书档案一般在第二年６月底以前，由文书部门立好卷向档案室 归档。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年，期满之后原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。磁带、照片及底片、胶片 、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 3．归档手续 交接双方应根据案卷目录详细清点。经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。 4．归档要求 （1）归档总要求 遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （2）归档注意点 电话答复重要问题、会议记录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等；注意基层单位的收集工作，一般收集会议记录、决议、请示和报告、计划和总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务账簿、单位的简史等；要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。 2.1　文书资料归档与移交 2.1.2　档案馆收集工作 1．收集范围 本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案；省辖市州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案；属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案；属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种 档案；档案馆之间交接的档案。 2．保管期限 省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的永久保存的档案；省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。 3．要求和手续 进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好；立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。 2.1　文书资料归档与移交 2.1.3　档案馆接收档案的质量要求 1．文书档案 以案卷为单位进行整理归档的，按照《机关档案工作业务建设规范》（国[19 87]27号）、《文书档案案卷格式》（GB 9705—1988）的有关要求整理编目的 2．科技档案 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》 3．专门档案 按照各专门档案管理的有关规定进行整理编目。会计档案按照《会计档案管 理办法》《会计档案案卷格式》 4．声像档案 照片档案《照片档案管理规范》；磁性载体档案《磁性载体档案管理与保护 规范》 5．实物档案 各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应按件编 写说明和编制目录。 6．电子档案 光盘、唱盘等档案应按盘编号，注明有关内容，编制目录。 2.1　文书资料归档与移交 2.1.4　档案馆接收档案的其他要求 1、全宗指南的内容以文章叙述的方式，介绍立档单位沿革、全宗内 档案情况及档案内容与成分等情况。具体格式、内容与要求按照《全 宗指南编制规范》标准执行。 2、以卷为单位整理归档的，要求具有书本式案卷目录、全引目录各 一套；以件为单位整理归档的，要求具有书本式归档文件目录一套。 3、与书本式目录对应的案卷级、文件级机读目录各一套。 4、交接程序 档案馆派专人清点所有移交档案数量、检索工具。双方填写档案交 接文据，签字盖章，一式二份，档案馆保存一份，移交单位保存一份。 2.2　拟写归档制度和档案征集公告 2.2.1 拟写归档制度 归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。归档制度的拟写，是根据国家的统一规定，采用条款式一一列出。基本内容包括： （1）归档范围 哪些文件应该归档，哪些文件不该归档。 （2）归档时间 文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。 （3）归档要求