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英文商务信函格式及内容 篇一：英文商务信函格式 英文商务信函格式 您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。 商务信函写作前言 作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。 商务信函的重要性 也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？ 是的，答案是肯定的。 让我们一起来看看以下的调查结果。 当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？ [参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的： 供应商如何回复买家的邮件？ 供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？ 当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？ 供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？ 供应商如何答复买家提出的要求？ 供应商多久做出答复？ 供应商是否愿意对产品进行修改？ 买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？ 供应商的信用如何？ 供应商的银行信用记录如何？ 供应商银行帐户开立的年数？ 大致的通常收支情况？ 银行给供应商的贷款额度？ 银行对供应商的帐户情况是否满意？ 供应商贸易往来的信用如何？ 合作者与该供应商的合作年数？ 供应商可承受多大的定单？ 交货是否及时？ 是否能准确地完成定单？ 供应商是否使用了标准质量管理认证体系？ 比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points (适用于出口美国的海产品) 由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。 商务信函的基本结构 传统信件 这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。 1、信头 The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。 通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 2、编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender name and the date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。 3、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。 4、事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。 5、称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。 较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。 6、开头语 The open sentences 篇二：英文商务信函格式与结构 英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范 一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。 根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出