Access与Excel使用与区别.docVIP

Access与Excel的区别 有些人在Excel中摸爬滚打很长时间后，发现Excel已经不能满足他们大量数据和复杂数据出的需要，升级到Access 是他们必然的选择。但是，在进入Access的大门后，会发现Access以令人困惑的完全不同的方式呈现在他们面前。他们熟悉的Excel数据处理的方法，表设计的思路在Access中完全行不通了，甚至成为学习掌握Access的绊脚石。 ? ??? 本人也经历过这样的困惑，在经历了一个痛苦的磨合过程后，终于理解Access，理解Access与Excel两者之间奥妙所在。因此，我把这篇拙文献给那些正在或正准备从Excel升级到Access的人们。??? Access和Excel两者在功能上相同之处就是数据处理。这个不用多讲很多人都清楚。下面主要PK一下两者之间的不同。 ??? 首先是两者处理数据的理念不同，对于这一点人们不太好理解，这里也暂不介绍。下面主要从结构上和使用方式上PK两者的不同。 一、结构 ??? Excel只要一种对象Sheet。 ??? Acesss有七种对象：表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据页。??? Excel一个工作簿中可以有多个工作表，工作表之间基本是相互独立，没有关联性或者有很弱的关联性。??? Access在各种对象之间不是独立的，是存在着关联性。一种对象的多个子对象，例如各个表之间、查询之间、窗体之间、报表之间也存在关联性。这种关联性造就了Access强大处理能力。 二、使用方式不同??? Access在处理大量数据上是比Excel具有更强的能力。但是使用Access完成数据处理的任务，在实现起来要比Excel复杂很多。这种复杂性的回报就是更强的能力。??? Access是一种规范的，各个对象之间存在严格的关联。这个规范性和关联性都是Access强大数据处理功能的基础。因此在设计表过程中，必须遵守这种规范性。可以把Access处理数据的方式比作一个大公司的管理。??? Excel是一种自由的，表之间的关联性任意的。可以把Excel处理数据的方式比作一个小公司的管理。??? 一个小公司的管理模式是不能直接套用到大公司的管理上。所以Excel表必须按照规范模式改造，才能在Access中使用并完成预想的任务。 三、Access表和Excel表从外观上看Access与Excel表似乎相同，实际上两者有很大的。1.主题：对于一个主题Access只有一个表，而Excel可以有多个表。例如工资表，在很多财务人员使用Excel是月创建工资表，例如1月工资、2月工资，…。而Access则所有的工资部分月份都放在一个表。2.多表关系：Access表各个表间存在严格的关联。Excel表各个表间的关系随意。3.数据计算：Excel表中单元格中可以存储数据，也可以存储公式，可以进行计算。Access表只能存储数据，不能存储公式，没有计算功能。Excel这种计算能力，使得Excel具有灵活的强大的计算能力（但计算能力受到数据量大小的限制）。Access计算功能是由查询和程序来完成的。Access的特点正好发挥计算能力的强大作用。4.数据容量：Excel表处理数据的容量有限，数据量大时速度较慢；Access表可以存储2GB数据。5.索引：Access表有索引，Excel表没有索引。这种索引使得Access在查找筛选数据时，具有Excel不可比拟的速度。6.数据类型：Access表设计时首先定义数据类型，Eexcel表没有这样的要求。7.数据格式：Excel表中每个单元格都可以定义自己的格式。Access表每一列的数据格式一致。数据格式显示特性由窗体和报表实现。8.其他差异：数据筛选、排序等方面在实现起来有很大的差别。