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文件材料立卷归档业务培训 档案馆 2008年4月24日 一、立卷归档基本业务知识 二、文档一体化立卷归档流程 三、文档一体化立卷归档演示 第一部分　立卷归档基本业务知识 一、立卷归档制度 二、部门立卷制度 三、考核评定说明 一、立卷归档制度 立卷归档制度　立卷制度 归档制度 立卷制度：将办理完毕但仍具有查考利用价值的文件材料 　　　　　整理编立成案卷的规定。 归档制度：将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门 　　　　　人员保存的规定。 归档范围 归档时间 归档制度 归档要求 归档手续 “归档”：文书处理工作 档案工作 归档制度已成为我国明文规定的一项制度： 　　《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 　　国家教育委员会令（第6号）第十条规定：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存”。 (一)归档范围 　　归档范围 应当归档 　　不应当归档 ? 　应归档的文件材料：凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。 请各部门按照已修订的归档范围作为参考进行归档。 　　文件材料是否应当归档，取决于文件材料本身的保存价值。 　应归档文件材料 （1）本单位形成的文件材料 　　包括：① 本单位形成的制度、规章等有查考利用价值的文件；　　　　　　　　　 　　　　　 ② 处理重要问题形成的文件材料； 　　　　　 ③ 召开重要会议的主要文件材料； 　　　　　 ④ 重要的请示、报告、总结、综合报表等。 （2）上级来文 　　包括：① 直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执 　　　　　行的文件材料 　　　　　 ② 非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料； 　　　　　 ③ 上级机关和同级机关颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行　　　　　　　 　　　　　的文件材料； （3）平级或不相隶属单位的来文 　　包括：凡与本单位业务工作相关的，具有查考利用价值的文 　　　　　件材料。 　特别注意：“帐外文件”的收集归档 　“帐外文件”，指未经本单位收发文登记的文件材料。 　　会议文件：本单位召开的各种重要会议所形成的文件，包括会议记录、领导人讲话　　　　　　 稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等； 　　　　　　　本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料。 　　　　　　 　　本单位的各种规章制度：本单位及内部机构制定的重要的规章制度、办法等。 　　各种声像材料：国家及上级机关领导人来单位视察、处理工作，本单位领导在公务 　　　　　　　　　活动中形成的各种声像材料等。 　　单位领导人的信函：凡属于公务活动的有查考利用价值的文件材料，应及时归档。 　　新闻材料：单位向电视台、电台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿 　　　　　　　或复制件、翻录件等。 　　大型活动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束 　　　　　　　时，应及时收集有关文件材料。 　　非OA系统电子文件：本单位管理信息系统中应归档的电子文件； 不应归档文件材料 重份文件 无查考、利用价值的事务性文件材料，如节假 　日放假通知、临时性事务性的通知等； 未成文的草稿及一般文件的历次修改稿； 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件； 同本单位主管业务无关的文件； 本单位领导兼任其他单位职务形成的文件材料。 （二）归档时间 第一时段：文件材料立卷　—　6月底之前 立卷部门：完成实体立卷和网上立卷，移交纸质文件或提交电子文件 　　　　　　纸质文件（包括办公自动化系统中流转的电子文件纸质稿） 　　　　　　电子文件（包括文件目录、电子文件原文） 　　　　　　（注意：暂不进行装订，但要求用别针或夹子固定）　　　　　 第二时段：文件材料的数字加工—6月底－9月底 档案馆：对无电子文件原文的纸质文件进行数字扫描加工。 第三时段：文件材料装订、移交—10月— 12月底之前 立卷部门：装订 　　　　　　 移交，办理移交手续，完成与