办公自动的发展及发展趋向.docVIP

办公自动化的发展及发展趋向 （一）、办公自动化的概述 办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的办公自动化技术经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。主要就是通过信息技术把我们的办公过程通过采用各种新技术、新机器、新设备和各种个样的机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等这些硬设备，以及计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等使我们的办公过程电子化、数字化，从而创造一个集成的办公环境，让所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起进行工作。所以办公自动化系统是一种人机信息系统，它具有一般信息系统的共性。建立办公自动化系统的目的并不单纯是提高办公效率或减少办公人员，而首先是为了提高办公质量，在提高办公质量和办公效率的基础上，通过各种决策模型及时提供辅助决策的信息，以实现科学管理和科学决策。 （二）、由于社会环境因素，国内外办公自动化的不同的发展概况 办公自动化系统是一个开放式的系统。在设计和建立系统时，应充分考虑和社会环境的连接。例如在不同的国家办公自动化技术的发展则经历了不同的阶段。下面我们从不同的国家去了解国内外办公自动化的发展状况。 1.美国 美国政府高度重视办公自动化技术的发展和应用。所以美国的办公自动化改革跟新快，发展也快，因而它的应用普遍广泛并且有很高的水平，而目前美国办公自动化总的发展水平是采用系统综合设备，实现办公业务综合管理自动化。 2.日本 我们知道日本的发展不管在什么方面其发展都比较晚，但是由于日本的国情它的发展并不落后于美国。日本是个工业国家也是一个外贸大国，这些都推动了日本办公自动化的迅速发展。 3.中国 我国的办公自动化虽然起步较晚，但自70年代开始发展，到21世纪初期大致经历了三个阶段且近年来发展非常迅速，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。 4.西欧各国 西欧各国及其它国家近年来也迅速推进了办公自动化发展的步伐，从而建立了许多办公自动化系统。 (三)办公自动化的作用 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。 实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。 辅助办公。 信息集成。 实现分布式办公。 （四）办公自动化发展的影响因素 办公自动化技术的发展受很多因素的影响和制约，中国的办公自动化发展较晚，但相对较快，我国改革开放后实行市场经济制度，办公自动化迅速发展起来，但阻碍因素依然存在。 第一，我国办公自动化发展的软硬件不协调。硬件发展相对较快，软件发展相对缓慢，且自主研发的办公软件相当有限。 第二，我国的办公人员习惯于用笔和纸办公，不太习惯于用电脑和办公软件来办公，这是受传统观念影响，中国几千年来文人、官员都是使用毛笔和纸办公的。所以现在还有许多人是用笔和纸办公的。这也跟技术和专业知识有关。 第三，我国许多企事业单位对办公自动化的用处认识不全面，单方面认为就是文字处理、表格处理。所以没受到重视。 第四，我国的网络基础设施建设还不够完善，通讯技术还不够发达，专业人才相当紧缺。所以影响了他的发展。 第五，使用办公自动化办公可以提高效率但也会给企事业单位带来相应的成本。使用办公自动化必须要有硬件的支撑，硬件设备需要购买，购买设备成本也较高，所以一些小企业不会使用办公自动化办公。这就阻碍了办公自动化的普及及发展。 综上这些因素都影响了办公自动化的发展进程。还需要我们一一解决。 （五）办公自动化技术的发展趋势 　　在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet）,从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。