如何让你的xcel图表更具商务气质.doc

每到年底的时候，大家都需要撰写工作总结，其中往往会使用很多图表来反映一年的工作业绩。而大多数人制作Excel图表，都会使用Excel的默认格式，或者凭自己的感觉进行一些格式美化，但效果很难尽如人意。 ? ? 下面是一组来自于《商业周刊》杂志不同时期的图表，外观上看起来非常精美、专业，具有一种职场精英式的“商务气质”。他们是如何做到这些效果的呢？ 图1 ? ? ? 杂志编辑们使用何种专门的软件来制作这些图表，我们不得而知。但笔者通过长期的琢磨，摸索出一套用Excel模仿制作商业杂志图表的方法，其关键点就是要 突破Excel的默认设置。通过简单的几步，我们也可以制作出非常具有“商务气质”的图表。下面我们以模仿图2的商业图表为例，简单介绍这套方法。方法本 身很简单，相信大家都可以掌握。 图2 ? 一、使用专业品质的配色。 ? ? 一幅图表给人的印象，很大程度上是由其配色决定的。专业的图表往往是因为它具有专业品质的配色，通过配色透露出一种专业精神。我们普通用户制作图表，往往 会受到Excel默认颜色的限制。而默认颜色要么糟糕不已，要么因长期使用而审美疲劳。大家可能遇到过这样的经历，就是你看到某个很专业的商务图表，想用 Excel模仿制作，它的样式你都可以做得差不多，就是它的颜色无法调出来。 ? ? 要准确模仿商业图表所使用的颜色，可以通过颜色拾取器来获知。这里推荐使用一款名叫ColorPix的绿色小软件，运行它后，当你把鼠标指到某个颜色块上，软件就可以返回相应的RGB颜色代码。譬如图2中用到的颜色有4种： ? ? 获知颜色代码后，我们就可以在图表中使用这些颜色了。一个Excel默认生成的图表，即使我们什么也不修改，只是改用专业品质的配色，它也会立即变得与众不同，图3显示了这种变化效果。 图3 ? ? ? 要在Excel中使用自定义的颜色，在2007和2010版本中可以直接指定相应的RGB值，2003版本中则需要先通过菜单“工具-选项-颜色”修改配置后才可使用。在实际工作中，可以将这些颜色配置为颜色模板或颜色主题，便于快速取用。 ? 二、使用科学人性化的布局。 ? ? 在Excel中作图，无论选择何种图表类型，无论数据点多少，生成图表的默认布局都如图4的样式，整个图表中主要包括标题、绘图区、图例3个部分。 图4 ? ? ? 但这种布局存在很多不足，如：标题不够突出，信息量不足；绘图区占据了过大的面积；绘图区的四周浪费了很多地方，空间利用率不高；特别是图例在绘图区右侧，阅读视线左右跳跃，需要长距离检索、翻译。 ? ? 而我们观察商业图表的布局，很少会发现这种大路货式的样式。图5是对一个典型商业图表的沟通分析，从上到下可以抽象出5个部分：主标题区、副标题区、图例图、绘图区、脚注区。 ?图5 ? ? ? 几乎所有的商业图表都符合这一构图原则，可以说是商业图表背后的布局指南。其特点有：完整的图表要素；突出的标题区；从上到下的阅读顺序。 ? ? 对于前面的例子，我们使用适中的图表幅面，使用更突出的图表标题，将图例放置到绘图区左上角，现在图表呈现图6的样式，阅读视线自然而舒适。 图6 ? 三、使用更为简洁醒目的字体。 ? ? 商业图表非常重视字体的选择，因为字体会直接影响到图表的专业水准和个性风格。根据我的观察，商业图表多选用无衬线类字体。如图7的《商业周刊》图表案 例，其中的阿拉伯数字使用的是专门订制的Akzidenz Grotesk condensed bold字体，风格非常鲜明。 图7 ? ? ? 而一般情况下常规安装的Excel，新建文档会默认使用宋体、12磅的字体，普通大家也很少会想到去修改它。由于阿拉伯数字的原因，在这种设置下做出的表格、图表，很难呈现出专业的效果。 ? ? 字体属于设计人员的专业领域，普通人士很少了解。为简单起见，我们建议对图表和表格的数字中使用Arial字体、8~10磅大小，中文使用黑体，效果就比较好，在其他电脑上显示也不会变形。图8显示了前面例子改变字体后的效果。 图8 ? 四、注意图表的细节处理。 ? ? 真正体现商业图表专业性的地方，是他们对于图表细节的处理。请注意他们对每一个图表元素的处理，几乎达到完美的程度。一丝不苟之中透露出百分百的严谨，好 像这不是一份图表，而是一件艺术品。正是这些无微不至的细节处理，才体现出图表的专业性。而这往往是我们普通人不会注意到的地方。 ? ? 以前面的例子而言，我们进行如下细节处理：分类标签使用更为简洁的写法，去除绘图区的外框线，去除纵坐标轴的线条色，将网格线使用淡色予以弱化，在脚注区 写上数据来源，等等，都让图表更加精致、严谨。图9是最后完工的样式，已经是一个相当专业有效、充满“商务气质”的图表了，没有人会相信它是来自于 Excel。当你向老板提交这样的年终总结报告，怎么不