秘书工作注意要点汇总.docxVIP

本岗工作注意要点汇总（秘书） 公司方面： 保密，除传达指令、沟通工作外，不向任何人透露领导班子成员讲话内容。 公司领导交办的工作任务，以“确定领导需求及希望的结果→明确时限→及时沟通汇报进展→按期提交结果→记录与总结→持续改进”流程开展，为领导做好秘书服务。 会议任务，以“确定召开时间→汇集会议资料→组织发布通知→准备课件及其他发言人课件提交审阅→参会及整理发布记录→决议跟踪→效果确认”流程开展，为领导做好会议服务。 每周就各位领导在周、月总结、计划中所做的批示进行汇总，视情况与责任人沟通或完成跟进，结果提报上级领导、总经理。 每月就月度工作会议中布置的当月各部门、系统工作重点，进行月中、月末两次的完成情况跟进，结果提报上级领导、总经理。 领导班子成员交办的文字材料，对外发布的文件、报告等，简洁，清晰，行文流畅，无错别字。 岗位电话保持畅通，发现未及时接听后应马上回拔，挂机时由领导先挂机。 董事长方面： 董事长的讲话，整理时必须严格按照原意、原次序进行，提交审阅直至董事长认为完全无误。 董事长的讲话及指示、批示，每月汇集一次，收录在集团办公室《董事长指示》文件夹中。 总经理方面： 总经理办公室的卫生清理： 必须在8：00前结束卫生清理。 如非总经理要求，不对文件柜内部进行卫生清理，不翻动总经理办公室文件材料。 用干抹布清洁办公桌椅，必要时以湿巾、纸巾擦干印痕，不可留下水印、指印等印痕。 用半干的专用抹布清洁地面，茶几、沙发和边柜底部的地面至少每月清理一次。 总经理水杯（星巴克）必须每天清洗，茶具使用后必须清洗。 清洗茶杯水杯时，必须使用百洁布将杯口擦洗干净，不得留有茶渍水印，冲净后再用新毛巾或纸巾将水渍擦拭干净。 茶盘每月彻底清洗一次（流水冲洗），平日可用湿巾擦拭一遍再用纸巾擦干。 食品及茶叶定期查看保质期，临近过期时建议总经理丢弃。 每天清洁时查看抽纸和矿泉水用量，及时换新。 碎纸机中碎纸超过80%必须清理掉。 如本岗上午请假，提前向行政部申请安排清洁总经理办公室。 总经理的讲话及指示、批示，随时录入2012年8月开始整理的《总经理讲话及指示汇总》（纸质笔记本）中。 月度会议中的总经理讲话，整理时注意参考以往总经理相关讲话及指示，深刻理解后提炼精要，会议记录全文提交总经理审阅。 总经理办公室有会谈时，必须关闭办公室门，尽量避免人员在走廊走动影响会谈。 需要及时备忘的内容有：总经理讲话及指示原文（备忘在专用笔记中）、图书捐赠记录、商务拜访、商务宴请、商务接待、受邀出席的活动、主持或出席公司内部活动、宴会。 需要及时汇总记录的有：总经理主持及参加的会议、总经理走动式管理情况。 总经理外出超过20分钟未返回，总经理办公室必须关灯上锁。 总经理办公室中需要每月检视及时增添或更新内容的文件夹：《会议记录》、《通讯录》。 每月20日左右检视总经理当月绩效计划进展情况，25日前将结果提报总经理。 上午10：00以前是总经理OA审批时间，尽量不要在此时间段长时间汇报、沟通工作。 总经理文件夹标签打印彩色版，使用公司文件夹标签统一格式。 总经理文件打印时每页打印两版，节省纸张。 集团办公室主任方面： 汇报工作清晰明了，简短描述过程，提报结果。 每月20日左右检视纪主任当月绩效计划进展情况??25日前将结果提报纪主任。 纪主任办公室中需要每月检视及时增添或更新内容的文件夹：《公司文件》、《会议记录》、《案例分析材料》、《合理化建议及管理建议》、《工作流程》、《培训记录》、《各部门系统岗位职责》、《工作总结与计划批示汇总》、《招商项目材料》、《绩效计划及完成结果备忘》、《315投诉资料及月结报告》。 公司重要文件、记录，有纪主任签名或批示的文件，必须交档案室保管。 纪主任文件夹标签打印黑白版，使用公司文件夹标签统一格式。 纪主任文件打印时双面打印，节省纸张。 2013.10.21