行政助理工作操作手册初稿.doc

行政助理工作描述 一、行政助理工作职能： 行政助理主要是在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，通过日常事务处理、行政监督、与各部门沟通等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作；协助总经理制定、贯彻、落实各项经营发展战略、计划，实现企业经营管理目标。 二、行政助理工作准则： 1、行政工作中处理事物讲求原则； 2、在做好自己本职工作的同时，能够很好的协助各部的工作； 3、工作中做到“四心”，即责任心、细心、耐心、爱心； 4、工作具有条理性，养成“今日事今日毕”的习惯； 5、善于发现问题并及时解决问题； 三、行政助理工作内容： 1、协助总经理各项工作事务，按时完成总经理下达的工作目标和工作任务 2、检查公司的各项决议和总经理工作指令的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息，并汇报总经理。 3、组织和安排公司各类会议，并做好会议记录，编制好会议决议等会议纪要，跟进会议决策和工作任务的执行情况 4、收集、分析、研究业务资料和信息，掌握本行业市场动态，为总经理的决策提供参考数据 5、收发来往文件及书报、信件工作，处理有关来电、来信等信息，分类整理，做好记录及时上传下达 6、按照规定的时间呈送待总经理批阅的文件，派发总经理签发、批示的文件、通知等文书报告 7、负责督促各个部门的各类文书、工作总结与计划报告和各类报表的准时上交工作。 8、根据总经理的指示做好来访接待事宜 9、根据总经理的日程表及时提醒总经理各项重要事宜。 10、办公用品的购买、保管和发放 11、公司各部门各门店电脑的维护和简单的维修 12、员工工资的制作 13、负责员工入职和离职手续的办理 14、员工档案的保管和更新 15、公司通讯录的整理和更新 16、准时参加公司各类会议，并根据会议类型提交各类报告或报表 17、完成上级交办的其他工作任务及合理协助同事的工作任务 三、行政助理工作权限： 序号 内容 权限 1 参与公司相关规章制度、政策的制定与执行 建议权、监督权 2 依照公司制度，对公司员工及公司各部门的工作监督 处罚建议权 3 公司各部门办公用品的领用 监督权 4 按照总经理的指示，协调各部门间的工作关系 监督权 5 公司会议决议和总经理的各项工作指示 检查监督权 6 公司各部门对行政工作的争议 调解权 7 各项行政检查工作 督办权 8 要求相关部门或人员配合相关工作的权力 9 各项行政费用的管理与控制 监督权、建议权 10 总经理赋予的其他权力 工作关系图： 行政助理每月须做工作 时间范围 具体时间 工作内容 1-15日 1日 ①各类数据的汇总分析，制作报表 ②人事档案及通讯录的更新，并转发相关部门及人员 2日 上月工作总结及本月工作计划的编写 3日 办公用品购买明细汇总并呈报总经理审核 4日 上月各门店盘点数据汇总 5日 收集各部门人员月工作总结及计划，并呈报总经理查阅 6-9日 员工工资核算，并将工资表提交人事主管审核 10日 员工大会，会议记录的整理 11-12日 打印工资条并下发给员工核对 13-15日 将修改后的工资表重新提交人事主管 16-月末 ①各类资料整理，数据汇总 ②总经理交办的临时性工作 每周常规工作 时间 时间安排 内容 备注 周一 8：30 主管会议 会议内容整理 10：30 店长会议 周二至周五 1、各种资料、文件整理 2、跟进各部门工作并反馈 周日 1、本周工作总结及下周工作计划 2、门店员工考勤及销售数据周汇总 每日 1、销售数据汇总 2、总经理安排的临时性工作 附：相关工作流程图 1、工资制作流程 每月1—2日 ①店长核实→汇总考勤→统计业绩和奖金→员工核对签字→提交人事主管②统计员导出业绩和奖金→提交人事主管 ↓ 每月3—5日 ①人事主管汇总员工考勤、业绩及奖金→工资核算人员②统计员核对盘点数据→工资核算人员 ↓ 每月5-8日前 接收相关数据，开始核算工资 ↓ 每月9-10日 工资表提交人事主管审核 ↓有误 ↓无误 退回→修改→提交审核 每月11-12日 并打印工资条下发给员工核对 ↓有误 ↓无误 按流程退回修改，再走流程给员工确认 提交人事主管审核 ↓ 每月13日 人事主管→财务部审核→总经理审核 ↓ 14日将工资表转给财务部15日发放工资 店长或者部门负责人负责制作考勤表 绩效考勤专员向薪资专员提供考勤结果及其他与计算工资相关的数据或资料； 薪资专员编制工资表； 人力资源部主管对工资表结构是否规范，工资表上的人员级别（在职状态）与工资、奖惩数据是否正确、计算方法是否正确、计算数据是否有依据、计算程序是否规范、工资