大学青年志愿者指导中心【公关部】工作手册20150525.docxVIP

华南理工大学青年志愿者指导中心工作手册公关部二〇一五年五月二十五日目录一、部门简介3二、部门内部工作制度3第一章 例会制度3第二章 部门考核制度4第三章 部门聚餐制度5第四章 交流反馈制度6第五章 部门工作监督制度7第六章 群邮规范制度9一、部门简介华南理工大学青年志愿者指导中心公关部是青志的七大部门之一，主要承担外联、拉赞助、礼仪培训等三大职能；同时也会参与中心的全员礼仪培训方面的工作，负责华南理工大学的服务队在志愿服务广州交流会里面的沟通安排工作，在每年的广交会方面也有涉及。二、部门内部工作制度第一章例会制度一、会议纪律开会期间要求严肃认真，专心开会，不允许随意走动随意讲话二、请假制度所有人参加例会时要提前五分钟到达会场。因事不能参加例会时，应提前向部长请假，可以通过短信或者是电话的形式并上交请假条。三、违纪处理制度对于开会迟到者、开会无故缺席并没请假者以及未能按时在群邮上作出工作总结者，要进行一定的惩罚，包括点名批评、罚做会议记录、罚借课室等等。会后，部长私下要专门提醒迟到的成员以后不要迟到，对于迟到频率过高的人可以采取会上以及群邮上点名批评等措施督促。四、会议记录例会一般是总结前段工作和进行最新工作布置的下达。每次开例会都必须有人做好会议记录，开完会后由会议记录员整理成一份整合的文档，要求记录严谨认真，不允许口语化文字出现。会议记录在开完会一周内跟帖至部门群邮【会议记录】。第二章部门考核制度一、考核制度部门的工作考核是为往后的干事主管们评优提供一个直接的参考。二、考核内容1. 群邮中的【工作专贴】，从跟帖中看每次活动的负责干事和工作完成程度。2. 例会上的每位成员的工作总结和工作进行程度汇报。3. 平时成员回复通知情况记录。4. 每次活动出席成员记录，详见【部门考核专帖】。5. 每次部门会议出勤率记录，详见【部门考核专帖】。第三章部门聚餐制度部门聚餐分为南校聚餐和北校聚餐，北校聚餐为周四下午五点在学六三楼，南校聚餐为周二下午五点半在一饭三楼。其中每周的南校聚餐由南校聚餐负责人担任主持人举行主题性聚餐，围绕如学习情况、入部后难忘的事等进行交流分享。虽然是一项制度但是并不是强制要求每一次都全员到齐，意在促进公关部温馨的氛围，在餐桌上促进感情，交流工作。第四章交流反馈制度一、在部门内部的交流反馈部门的各种大小活动，如春招、秋招、外出交流等等活动，要求活动完成后每位参与干事（及主管）写下总结，参加活动后一周之内由活动负责干事（或主管）整理成一份整合的文档并群邮至部门群专贴【其他活动总结】。二、在中心内部的交流反馈外联活动的交流反馈独立于其他常规活动。首先我们在每次出席活动时可以在中心群邀请其他部门派出人一同出席；然后在参加活动时要求拍下照片，记录有特点的现场；并且要求公关部的干事记录下活动基本概况和流程；每次参加活动后一周之内要求参与活动者写感想总结并群邮至部门群专贴【外联活动总结】。由部长审核后可群邮至委员群共同交流学习，并由郭佳选取重点内容在近期委员会上做外联报告及反馈，各部门亦可结合自身实际去查阅群邮相关部分。第五章部门工作监督制度一、部长分工四个部长中，郭佳主要负责外联与广交会，伍莹莹主要负责赞助，李奇峰主要负责内建与志交会，周游主要负责主持礼仪。二、工作安排每次得到工作任务后，先明确由哪个部长负责监督，再由该部长指定14干事负责人执行下去。整个活动过程中由该部长监督督促活动的正常进行，若有问题首先问责该部长，当然其他部长也有监督提醒和帮忙的责任。三、工作汇报每次工作（所有涉及到公关部负责的工作，包括之上提到的外联活动和其他活动）开始下达时，为规范并提醒部门工作，要求负责干事在部门群邮【工作专贴】中跟帖汇报，不要再另外开群邮。格式如下：1. 有14级参加的工作都由14级跟帖汇报：工作+（14负责人）+13对应监督部长+工作进度+工作要求完成时间2. 四个部长不涉及干事的工作也跟帖在群邮里工作+要求完成时间3. 完成工作后要求跟帖汇报告知部门成员工作完成。四、内建工作主要内容1. 平时部门成员参与活动记录2. 成员出勤率记录3. 期末考核4. 聚餐监督5. 部门邮件6. 飞信的规范监督与整理五、志交会工作注意事项志交会是一个十分大型的活动，主要工作有指导提醒服务队及中心按时申报项目，组织各个团队参加现场审核及参展，帮助通过审核的项目进行项目包装和提升，打印标牌，和后期报账等。由于工作量太多，需要各个部门通力合作，例如前期需要媒体帮忙设计海报以及标牌，中期需要项目部对参展项目进行包装，改进，后期需要行政部帮忙报账，新闻部负责现场拍照报道以及整个过程需要实践与服务队保持联系。具体工作明细之后会以策划书的形式标明。第六章群邮规范制度一、群邮制度主要是规范部门邮件信息，方便查阅整理。部门的群邮件是按照不同内容创建了不