深圳音乐厅商业活动场地租用须知.doc

深圳音乐厅商业活动场地租用须知 一、租用流程 1、深圳音乐厅商业活动场地租场业务由深圳音乐厅市场营销部负责。包括：金树大厅、西餐厅、户外音乐广场、水幕广场、户外东广场（草坪区）、音乐沙龙、贵宾厅、艺术长廊。 2、租场方需登陆深圳音乐厅网站（）仔细阅读本须知及《商业活动场地租用价目表》，然后下载《商业活动场地租用需求表》。 3、租场方资料准备： ● 填写并递交《商业活动场地租用需求表》（加盖公章），或传真至0755● 租场方举办商业活动需提交活动布展方案、活动流程；户外活动需提交城管、公安、消防的相关批文。 ● 非盈利机构举办活动需提交相关政府批文、活动布展方案及活动流程；户外活动需提交城管、公安、消防的相关批文。 需提交的详细资料如下： ● 一式贰份的设计平面图和策划案，平面图应包括下列内容：a．电力及照明的用量；b．舞台位置、观众席位置及其他相关设置分布图；c．安全保障设施；d．观众区域分布图；f．音乐厅展馆内部及其周围红线范围内的其他布展设计。 ● 活动时间表：包括彩排、演出、招待会、进馆、撤馆、货运以及设备使用等的时间。 ● 工作人员数，并请注明国内和国外嘉宾数量。 ● 货运单位和装修单位名录及营业执照复印件。 ● 所有与发布会有关的物品清单（进出场物品清单），特别需要注明的是有大型广告、电力设备及会产生震动、噪声的展品清单。 ● 工作人员、嘉宾及其他参会者进场票样。 4、市场营销部接到《租用需求表》后，将根据活动的时间、规模、流程并结合深圳音乐厅场地档期进行研究，如不符合在音乐厅举办活动则场地不予出租；如符合，市场营销部将根据租场方的需求进行核价，并草拟《深圳音乐厅商业活动租场合同》给租场方，双方确认签字盖章，租场方交纳全额租金后合同生效 5、租场方在活动前三个工作日内交纳场地押金（合同金额20%），并次与市场营销部确认活动细节，主要包括以下内容： ● 进场时间 ● 进场车辆行车路线、车位停放、下货地点 ● 安全注意事项 ● 电力接驳 ● 布展具体位置施工范围 ● 重要设备及物资的保管和存放 ● 活动流程：嘉宾、演员的进场路线 ● 观众进场需持有的证件或请柬以及需要停车位的数量 ● 贵宾厅是否开放以及是否预留贵宾停车位 ● 活动结束后的注意事项 二、活动进场及布展注意事项： 1、租场方于活动进场前到音乐厅领取《工作证》，办理入场手续，并与市场营销部、物业部共同进行进场前目标场地勘察，完毕后填写《场地勘察单》，由三方签字确认目标场地具体情况并标明是否有损伤。 2、为活动进行搭建、安装、拆卸、运输及善后工作及费用由租场方自行承担。租场方进行上述活动时不得影响其他租场方在公共区域的活动。 3、租场方不得变动或修改音乐厅的展馆的布局、建筑结构和基础设施，或对其他影响上述事项的任何部分进行变动或修改。在租用场地的期限内，租场方如需在音乐厅场地内的展览板、柱子、墙面或廊道等建筑物上进行装修、设计或张贴，须事先得到音乐厅书面许可。 4、租用期间，双方应保持所租场地和公共区域的清洁和畅通。租场方负责对其自身财产进行保管。 5、音乐厅有权使用或许可第三方使用音乐厅场地中没有租借给租场方的场地，但不得影响租场方正常使用租用场地。 6、租场方对租用期限内由租场方造成的对租赁场地、设施和公共区域的任何损害承担修复及赔偿责任。 7、如果两个或两个以上的活动同期举办，公共区域将由有关各方根据实际的租用场地按比例共享。 注：若租场方未按照上述规定而对音乐厅的场地或设备造成损害，须按照音乐厅造价加倍赔偿。 三、活动协调：市场营销部将有专人全程跟进活动，并配合协调租场方的需求，以保证活动顺利进行。 四、活动退场 1、活动结束后，应等观众完全离开后再开始撤展。 2、施工车辆按照进场时的行车路线、车位停放、下货地点进入。 3、电力接驳时必需等音乐厅物业部电工到场后进行，如因租场方擅自接驳配电箱而造成人员、设备等收到损害，租场方承担全部责任。 4、出场车辆需提供《进出场物品清单》并由市场营销部开具《退场放行条》。 5、租场方于撤场施工结束后立即与市场营销部、物业部共同勘察场地，对应《场地勘察单》检查。如无任何损伤，则由物业部出具场地勘察意见，租场方凭“押金收据”办理退还押金手续。 6、若有属于客户造成的设施损伤，需由物业部出具清单并根据音乐厅场地及设备造价核算赔偿价格，由市场营销部协调客户进行赔偿。 注：根据深圳市财政管理规定，音乐厅开具赔偿款收据，不开发票。 深圳音乐厅运营管理有限责任公司 2010年6月11日