42010-文件控制程序技术总结.docxVIP

山西中德铝业有限公司文件编号：ZD/LC-QP—42010ZD/LC文件控制程序版本：A/0页次1/4章节号：4.2.3实施日期：2016.01.011目的通过对质量管理体系文件的控制，保证各职能部门使用受控有效版本的文件，本程序规定了质量管理体系文件的编号、编制、审批、分发、更改和保管等内容。2 适用范围 适用于公司对质量管理体系有关的所有文件和外来文件（包括图纸、标准、手册等）管理。3 职责3.1办公室是公司质量管理体系文件的归口管理部门，其职责是：3.1.1负责全公司质量管理体系文件的目录管理，控制公司质量手册、程序文件、质量表格和第三 层次文件的数量及其有效性。3.1.2负责组织、指导各职能部门进行质量管理体系文件的编制。3.1.3负责质量管理体系文件的标识、编号、复印、发放、更改、归档、处置及销毁。3.2质量管理体系文件编制分工如下：3.2.1办公室负责组织质量手册的编制，管理者代表审核，总经理批准。3.2.2各职能部门负责本部门程序文件、质量表格及第三层次质量管理文件的编制，部门负责人审 核，管理者代表批准。3.2.3技术部负责技术文件（如图纸、标准等）的编制，部门负责人审批。3.2.4办公室负责组织各部门编制经营计划，管理者代表审核，总经理批准。3.3质量管理体系文件的使用部门负责本部门的有关文件的管理。4 内容4.1 质量管理体系文件的范围和分类4.1.1 质量管理体系受控文件的范围是：质量管理体系标准/规范、质量手册、程序文件、第三层 次质量管理文件、经营计划、各种质量计划、作业文件、外来文件和资料、质量表格（空白表格）、质量记录。4.1.2 本公司质量管理体系受控文件分为以下几类： 第一层次：质量手册；第二层次：程序文件； 第三层次：质量管理文件、经营计划、图纸、控制计划、作业指导书、外来文件和资料、质量表格（空白表格）等。4.2质量管理体系文件的编写、审批4.2.1办公室负责质量手册的编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.2相关部门负责程序文件、质量表格及第三层次质量管理文件的编制，部门负责人审核，管理 者代表批准。4.2.3生技部负责技术文件（如图纸、作业指导书、标准等）的编制、部门负责人审批。4.2.4办公室负责组织各部门编制经营计划，管理者代表审核，总经理批准。4.2.5APQP小组负责APQP相关文件的编制，部门负责人审核/审批，需要时，报上级领导批准。4.3文件的编号方法：4.3.1公司红头文件、通知、公告、限期整改令等按照《中德集团公司文件编号办法》执行。4.3.2与TS16949体系运行有关的质量管理体系文件、记录编号规则如下：4.3.2.1质量手册作为质量体系第一层次文件，采用固定编号办法：ZD/LC-QM-X- XX4.3.2.2程序文件的编号办法：文件发布年份 版本质量手册 公司代号公司代号山西中德铝业有限公司文件编号：ZD/LC-QP—42010ZD/LC文件控制程序版本：A/1页次2/4章节号：4.2.3实施日期：2016.01.01程序文件汇编编号：ZD/LC-QP-X-XXXX文件发布年份版本程序文件公司代号单个程序文件编号：ZD/LC-QP-XXXXX顺序号对应标准条款号简写程序文件公司代号4.3.2.3第三层次文件的编号方法：ZD/LC-XX-XX-XXXX文件发布年份文件顺序编号文件类别代码公司代号文件类别代码如下：管理制度类文件：GL，作业类文件：ZY如ZD/LC-ZY-01-2013，代表山西中德铝业有限公司2013年发布的第一个作业文件。三级文件汇编编号：ZD/LC-SW-HB-XXXX “XXXX”代表汇编发布年份。4.3.2.4质量记录的编号办法：记录表格汇编编号：ZD/LC-FR-X-XX文件发布年份版本表格公司代号单个质量记录的编号办法：ZD/LC-FR-XXXXX(-XX)区分号（如需要增加区分号）顺序号对应程序文件编号简写表格公司代号4.4分发号总经理管代办公室生产部质量部采购部销售部财务部技术部认证机构01020304050607080910同一部门或单位分发多份的，分发号后加注-1、-2??，依次类推4.5质量管理体系文件的发放管理4.5.1质量管理体系文件应编号发放，分为受控类和非受控类，受控文件由发放部门盖“受控”章， 并注明分发号；非受控文件盖“参考”章；作废而保留的文件盖“作废”章。4.5.2办公室负责质量手册、程序文件、质量表格的发放，管理者代表负责审批发放的范围和数量。4.5.3如果外来文件需要发放，由相关部门负责对该文件进行审批确认，并确定发放的范围和数量。4.5.4相关部门负责本部门编制的第三层次文件的发放，部门主管负责审批发放的范围和数量。4.5.5文件发放部门填写“文件发放/回收登记表”并发放，接收部门负责 在“文件发放/回收