第四章 分享在单元格中设置下拉菜单.docVIP

2011精品 ksdowe 完成效果图 如何在EXCEL的单元格中设置下拉菜单（如下图所示的效果）？ 操作说明： 标准方法 假如我们已经有了一个表格，名字是“事项记录”，现在需要在这个表格中设置下拉菜单。为避免数据混淆，我们先新建一个名叫“数据”的工作表。在现有的工作表上点右键，选择“插入”（图5）。 图5 在出现的对话框中，选择“工作表”?“确定”（图6），即可新建一个工作表（图7）。 图6 图7 重新命名工作表。在新工作表的标签上双击，输入“数据”，按回车键（图8）。 图8 在“数据”工作表里的任意位置，输入想要在下拉菜单中显示的内容。此例中，我们输入部门名称：工程部、业务部、生产部。为方便辨别，在上方输入“部门”两个字。 点击菜单栏“插入”?“名称”?“定义”（图9）。 图9 “在当前工作簿中的名称”一栏，输入我们想要定义的名称，在本例中也就是“部门”（图10）。点击右下角的引用按钮（图11），选中需要显示在下拉菜单中的内容（图12。注意：不要把“部门”也选中，否则会在下拉菜单中出现“部门”这个选项），按回车键，再点击图10中的“确定”。名称定义完毕。 图11 图10 图12 切换到需要添加下拉菜单的表格，此例中也就是“事项记录”表格。选中需要添加下拉菜单的那一列。点击菜单栏中的“数据”?“有效性”（图13）。 图13 在出现的对话框中，“允许”下面的菜单中，选择“序列”（图14）。 图14 在“来源”中，输入“=”，然后输入已定义的名称，在此例中也就是“部门”（图15），然后点“确定”。 图15 最后，为了避免误操作，我们把最上面“部门”这个单元格的有效性取消。操作方法是，选中“部门”这个单元格，“数据”?“有效性”，在“允许”那里，选择“任何值”?“确定”。现在，就可以看到本文开头图片所示的效果了。在“部门”一列中，点击单元格后就会出现一个向下的箭头，点击箭头就可以选择要输入的内容了。 设置完成之后，以后如果在同一工作簿中需要设置内容相同的下拉菜单（此例中也就是工程部、业务部、生产部、品保部），直接把本表中“部门”这一列复制过去就可以了。注意：不能复制到其他工作簿中，否则下拉菜单失效。 如果要修改下拉菜单的内容，比如现在我们想在“部门”中加入“品保部”。首先在“数据”工作表里的“生产部”下面，输入“品保部”。然后点“插入”?“名称”?“定义”，可以在对话框中看到我们之前已经定义好的“部门”（图16）。 图16 选中“部门”，点击对话框右下角的引用按钮（图11），重新选中需要显示在下拉菜单中的内容，把“品保部”也选入进去，回车，再点图16中的确定。修改完毕（图17）。 图17 参考资料——定义名称的注意事项 在定义名称的时候，许多用户遇到Excel提示“输入的名称无效”，定义不成功。这是因为，在定义名称时，不是任意字符都可以作为名称的，名称的定义有一定的规则。 　1．名称可以是任意字符与数字组合在一起，但不能以数字开头，更不能以数字作为名称，如1PL。同时，名称不能与单元格地址相同，如B3。如果要以数字开头，可在前面加上下划线，如_1PL。 　2．不能以字母R、C、r、c作为名称，因为R、C在R1C1引用样式中表示工作表的行、列。 　3．名称中不能包含空格，可以用下划线或点号代替。 　4．不能使用除下划线、点号和反斜线（/）以外的其他符号，允许用问号（?），但不能作为名称的开头，如“Wang?”可以，但“?Wang”就不可以。 5．名称字符不能超过255个字符。一般情况下，名称应该便于记忆且尽量简短，否则就违背了定义名称的初衷。 　6．名称中的字母不区分大小写。