会中服务工作摘要.ppt

案例导入 小华在毕业实习期间应聘到了某著名家电品牌某省分公司作秘书，她上班的第一天，正好赶上公司召开季度销售工作会议。经理对她说：“你来做会议记录吧，只管听和写就行了，这样你也能尽早了解一下公司的业务情况。没问题吧？”小华说：“没问题！我在学校的时候学习过怎样写会议记录。”于是经理给了她一个崭新的本子作为会议记录专用本。 会上，大家都踊跃发言，有几个人还因为分配的销售任务过大而差点发起火来。小华打开记录本第一页，不紧不慢地写着，以下就是她写的会议记录。 案例导入 会议记录 （2011.4.3） 记录人：李小华 参加人：公司的人以及下面各地市的人 主持人：经理 经理：今天我们开这个会，主要就是给大家布置一下今年第二季度的销售任务，另外总结通报一下去年年底到今年第一季度的销售情况。 下面先说第一个内容， 今年开始的销售 完成的怎么样 有的不行 销售员工资和提成 很关键 第二项 …… 案例导入 胖子：销售员抱怨工资低，现在什么都涨，底薪不长，不好管，他们态度很差 另一个胖子：关键是大客户，公司支持不支持，都没办法，冬天空调不好卖 瘦美女：先说我们的情况，再说我们的想法。目标有点高了。 ………… 会议结束后，经理要求看一看小华写的会议记录，小华将本子递给他。经理看了两眼，不仅笑起来：“你就是这样做记录的呀？怎么没有几句整话呢？你的记录谁能看懂？”看到经理脸上的笑容，小华心理紧张得“咚咚”直跳：“他们说话都太快了，我跟不上写。”经理又说：“你的问题只是跟不上大家的说话速度吗？” 想一想 1.这篇会议记录存在哪些具体问题？ 2.在这个案例中，导致会议记录出现问题的原因是什么？ 3.在写会议记录过程中，如何防止案例中出现的问题？ 会场服务 会议记录服务 会议信息服务 会议饮水服务 一、会议记录服务 会议记录是根据会议的主题、会议的过程、会议的重要讲话、会议的议题、讨论的事项、提出的意见和做出的决定，对会议的进展及发言所作记录的一种纪实性文书。 会议记录的内容 会议记录的内容主要包括会议基本情况和会议内容两部分。 （1）会议基本情况。主要包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人员等信息。 （2）会议内容。主要包括会议议题、会议发言内容、会议过程、会议讨论的结果等，重要的会议还应有会议主席签名、会议记录人员签名。 一、会议记录服务 会议记录的方法 （1）摘要记录法。 （2）详细记录法。 （3）录音录像记录法。 对会议记录而言，录音、录像通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以最大限度地再现会议的全部过程，这三种方式往往相辅相成。 一、会议记录服务 会议记录的写作要求 会议记录的要求主要有三个方面，一是速度快，二是真实无误，三是重点突出。。 编制会议记录工作，首先要弄清会议的主题、内容、会议的时间、地点、会议出席人员、列席人员、缺席人员；其次要掌握好编制会议记录的方法，做到有条不紊；最后，秘书拟写会议记录后和会议主持人要共同签字，签字后的会议记录即已生效且不能更改。 二、会议信息服务 会议信息的类型 会议上的信息极其繁杂，划分类型的标准主要有三种，即信息的作用、信息的保密要求和信息的传播方式。 会议信息服务的主要内容 （1）收集会议信息。 （2）整理会议信息。 （3）反馈会议信息。 三、会议饮水服务 会议饮水服务的类型 （1）提供瓶装水。（2）设置饮水点。（3）为参会者续添热水。 饮水服务的要求与礼仪 开会前应及时准备好充足的开水并放好茶叶，如果能掌握准确的开会的时间可以提前几分钟倒好茶水；杯子把手朝向参会者，放在容易且方便拿的地方。 一般在会议进行15～20分钟后就要开始续水。要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒。 倒水应先从领导开始，依次进行。 如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。 案例导入 某公司正在召开新产品鉴定会，会务秘书小刘负责值班。当会议进行了一小时后，进来一位风姿绰约的女士，声称有急事要找一个鉴定专家。小刘看她衣着不凡，不像坏人，便让她自己到会场去找。这时，同时小吴匆匆跑来说她会场的一个电源插口没有电，让紧急联系一下电工师傅。小刘说：“今天是周六，我也找不到他啊！”于是让小吴自己想办法。过了一段时间之后，小刘的朋友来电话约她去吃午饭。她看了看表马上就到中午12点了，估计鉴定会也差不多该结束了，于是便离开公司到饭店吃饭去了。 想一想 1.在这个案例中，值班秘书小刘在工作中存在哪些问题？ 2.如果你是当值秘书，应该怎么做？ 会议其他服务 会议值班工作 会议安全保卫工作 会议医疗卫生服务工作 会议车辆服务 会议游览和联