电子公文格式及行文规则.ppt

电子公文知识培训 ——发文 综合组 ?公文的定义和作用 ■ 公文是具有规范体例格式的公务文书，是各级机关实施领导、进行管理、处理公务、沟通联系的工具。 ■ 公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转，同时公文质量也代表部门、单位形象，是部门和单位综合水平、综合素质的反映。 ■ 公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化。 ?公文的种类 《国家行政机关公文处理办法》（13个）： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 ?公文的种类 我公司在规定的13个公文种类中，最常用的主要有以下9个文种： 请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要 按照行文方向，可分为： 上行文：请示、报告 平行文：函 下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、意见 ?公文的种类 上行文： 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 下行文： 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 上行文发文流程 ■ 请示 ■ ■ 报告 ■ ?拟稿 中国石油电子公文系统 公文处理简易操作步骤 部门登记（部门综合人员） 1.在待处理公文中点击公文 部门登记（部门综合人员） 2.在收文办理意见中签署意见，点击启动流程 部门登记（部门综合人员） 3.在待处理公文中点击公文 部门登记（部门综合人员） 4. 点击部门送办 部门登记（部门综合人员） 5.在待处理公文中再次点击公文，点击部门拟办，选择部门拟办人员 部门登记（部门综合科长） 6.在待处理公文中点击公文 部门登记（部门综合科长） 7. 在部门拟办中签署意见，点击部门送办 部门登记（部门综合人员） 8. 点击部门批办，选择批办人员，点击确定 部门批办（部门领导） 9.在待处理公文中点击公文，签署意见后选择相应出口。（此时公文会再次回到综合人员OA系统内，综合人员会按照部门领导的批示进行公文流转） 部门承办（各组负责人） 10.在待处理公文中点击公文 部门承办（各组负责人） 11.在机构承办中签署承办意见，点击部门送办 部门登记（部门综合人员） 12. 点击办结 中国石油电子公文系统 发文注意事项 规范“请示”和“报告”的拟写 1、不得将“请示”和“报告”混用。“请示”和“报告”是两个不同的文种，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准和解决问题，上级机关必须给予办理和批复； “报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问或交办事项、上报有关材料等，上级机关一般只阅不答复。规范“请示”和“报告”的拟写 规范“请示”和“报告”的拟写 2、“请示”应做到一文一事，即一件请示只反映一个主旨，同时要做到陈述请示的原因时理由充分，尽可能联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性；另外，请示的事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，供上级机关批复时参考。 规范“请示”和“报告”的拟写 3、“报告”中不应夹带请示事项。若“报告”中夹带请示的内容，因“报告”文种可不批复，容易误事，请示就失去实际意义。“报告”中若涉及请示事项，应另行用“请示”行文，与“报告”严格分开。 规范“请示”和“报告”的拟写 4、应规范上报公文的结束语。“请示”的结束语可采用“妥否，请批示。”应注意“否”后不用“？”号，“示”后不用“！”号。“报告”的结束语可采用“特此报告。”而不使用“特此报告，请批示。”结束语均另起段落，单占一行，与正文之间不空行。 主体文件格式要求 1、标题。文件标题应在红色反线下空２行，用２号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 主体文件格式要求 2、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。 主体文件格式要求 3、文件正文。在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号小标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。 主体文件格式要求 4、附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序