地勘单位文书档案数字化建设探究.doc

地勘单位文书档案数字化建设探究 　　华北地质勘查局五一七大队 中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-01 摘 要 文书档案是地勘单位的重要信息资源，因此加强地勘单位文书档案建设工作非常重要。随着科技信息化的不断普及，传统的文书档案管理模式的不足日益显现出来，文书档案数字化建设成为地勘单位的一个必然选择。本文从分析地勘单位文书档案管理现状及文书档案数字化建设重要性入手，对文书档案数字化建设的具体方法进行了探究，并指出了文书档案数字化建设中要注意的几个问题，旨在促进地勘单位文书档案管理模式的转变，提高文书档案管理质量 关键词 地勘单位 文书档案 数字化 文书档案是地勘单位的重要信息资源，对地勘单位的发展有着重要的意义。随着地勘单位开发项目的不断增多，传统的文书档案管理模式已越来越不适应社会及地勘单位发展的需要，文书档案的整理及储存工作成为地勘单位的一项重点及难点工作。地勘单位文书档案数字化的建设不仅能够有效解决传统文书档案管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率，是地勘单位加强文书档案管理工作的必然选择 一、地勘单位文书档案管理现状及数字化建设重要性分析 （一）地勘单位文书管理现状 从目前来看，纸质文书档案仍然是我国大部分地勘单位进行文书档案管理的方式，但是这种传统的管理方式存在的问题及不足是比较明显的。一是管理难度大，由于纸质文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于部分地勘单位没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题 （二）文书档案数字化建设的重要性 结合目前地勘单位发展的需要及传统文书档案管理工作存在的问题，地勘单位加强文书档案数字化建设就显得尤为重要。一是文书档案数字化管理是对传统管理方式的变革，可以缩短与现代化的、数字化档案管理之间的差距；二是实现数据化管理可以在更大程度上提高文书档案的管理水平、使用效率以及加强对文书档案的保护。三是是贯彻落实国家档案局、中央档案馆印发的有关“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”文件要求的体现。总的来说，随着社会经济水平的提高，文书档案数字化建设的重要性和必要性日益突显，已经成为档案管理部门高度重视的一个问题 二、地勘单位文书档案数字化建设的具体方法 （一）地勘单位文书档案数字化管理系统的建立 要实现地勘单位文书档案数字化管理，就要从建立文书档案数字化管理系统开始。首先，地勘单位应该运用新型的数据设备，提高档案数据库的先进性，提高档案数据库的利用效率。其次，数据库管理人员要通过认真的输入检验以确保 文件资料录入的准确性。此外，要重视对文书档案原文件的数字化处理工作，充分利用扫描仪、数码相机等新型数字化设备进行处理，逐步完善数据库内的文文书档案内容 （二）系统网站的建立 地勘单位文书档案管理系统建立后，管理人员就要进行局系统网站的建立工作。首先，管理人员要结合网站资源的管理与共享方式，以提高地勘单位文书档案的管理效率。其次，在注册局系统网站的过程中，管理人员应与相关政府网站进行连接，实现网络资源共享，提高地勘单位文书档案资源的利用效率。此外，应该逐步实现文书档案的网上现行文件查阅方式，以不断提高地质矿产勘查部门的政务工作服务水平 （三）文书档案监管体系的建立 有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，地勘单位在建立局系统网站后就要建立相应的监管体系。首先，要加强对文书档案资料信息录入的监管。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善 三、地勘单位文书档案数字化建设注意要点 （一）加强对原文件的保管工作 由于在进行文书档案的管理过程中，尤其是在进行电子化扫描的过程中，需要把档案拆开，如果不注意就很容易?l生文书档案的丢失或破坏等情况，因此一定要加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量 （二）重视文书档案质量检查工作 质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对数字化后的数据质量、图像质量检查，从完整性、排序正确性、图像文件原貌保持性及清晰度等方面进行检查，以确保文书档案资料数字化后的有效性 （三）做好文书档案保密与保管工作 在档案数字化过程中，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应