G02.01文件控制程序4.2.3.docVIP

受控状态： 文件编号： Q/LFQ G02.01-2006 质量管理体系程序文件 文 件 控 制 程 序 版次：A 编制 审核： 批准： 分发号： 2006-03-05 发布 2006-03-05 实施 重庆力帆乘用车有限公司 发布 重庆力帆乘用车有限公司 程序文件 Q/LFQ G02 .01-2006 (A) 编制： 文件控制程序 审核： 批准： 版号 1/A 2006年月日 第1页 共7页 1 目的 为确保本公司质量管理体系及“3C”认证的所有文件、资料能够安全有效的被管理与使用，特制定并执行本程序。 2 范围 本程序规定了质量管理体系及“3C”认证文件的编制、审核、批准、发放、标识、使用、评审、更改、回收和作废。 本程序适用于本公司质量管理体系及“3C”认证的所有文件、各种记录和外来文件的管理。 3 术语 3.1 受控文件 凡有编号（版本号）并经批准发布，同时进行动态管理，保持其长期有效的文件。 3.2 质量手册 本公司质量管理活动的总规范。对内是管理法规；对外是满足顾客要求和第三方审核的依据。它是质量管理体系第一层次文件。 3.3 程序文件 描述质量活动（通常是跨职能部门活动）基本途径的文件。它是质量管理体系第二层次文件。 3.4 作业文件 为质量管理体系有效运行所要求的其他管理性文件，它通常规定或记录了开展某一质量活动的具体方法，或某一职能部门如何进行活动。它是质量管理体系第三层次文件。 3.5 专用文件 除质量手册、程序文件、作业文件以外的其它所有与质量管理有关的文件。通常是各职能部门使用的专业方面的图纸、要求、指导、记录等。 4 职责 4.1 企管部负责公司质量管理体系及“3C”认证通用文件的管理，负责文件的编号、收存、登记、分发、更改、回收、报废、销毁及保卫保密工作，负责对各文件使用部门的文件管理进行监督。 更改标记 处数 更改通知单编号 更改日期 更改人 更改标记 处数 更改通知单编号 更改日期 更改人 1 2007-38 2007.11.05 胡学强 . 1 . Q/LFQ G02 .01-2006 (A) 4.2 行政办档案室负责国家和行业的技术性法律法规性文件、外来的和公司内部生成的各种 技术资料的管理。负责前述专用文件的编号、收存、登记、分发、更改、回收、报废、销毁 及保卫保密工作。负责对各文件使用部门的文件使用和管理工作进行指导、监督。 4.4 各部门负责建立本部门的《受控文件（质量记录）分类登记表》，负责使用文件和质量记录的管理工作。 5 工作程序 5.1 文件控制流程图。（见附录） 5.2 文件的制定 5.2.1 质量管理体系手册：由企管部组织质量手册的编制、修订，管理者代表审核，最高管理者批准。 5.2.2 质量管理体系程序文件：质量管理体系手册所规定活动的主管部门组织该程序文件的编制、修订，主管负责人审核，管理者代表批准。 5.2.3 质量管理体系作业文件：程序文件所规定活动的主管部门组织作业文件的编制、修订，部门负责人审核，管理者代表或主管负责人批准。 5.2.4 与质量管理体系活动相关的专用文件：由相关部门组织编制、修订，部门负责人审核，主管负责人批准。 5.3 文件分类：5.3.1 质量手册（代号：G01）：定义见本程序3.2条。 5.3.2 程序文件（代号：G02）：定义见本程序3.3条。 5.3.3 作业文件（代号：G03）：定义见本程序3.4条。 5.3.4 专用文件：定义见本程序3.5条。 5.3.5 外来文件和资料：如国家标准和行业标准、顾客图样、各级政府部门文件等。 5.3.6 硬拷贝和电子媒体文件。 5.4 文件的编号规则 5.4.1 本公司对《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》和各种记录表格进行编号管理，其编号规则见《文件编写的基本规定》。 5.4.2 专用文件采用原编号规则。 5.4.3 外来文件保持原编号，作好标识，国家标准和行业标准封面上加盖“现行执行标准”印章，其它外来文件加盖“外来文件”印章，并作好分类登记管理。 5.5 文件和资料的受控范围和方法 更改标记 处数 更改通知单编号 更改日期 更改人 更改标记 处数 更改通知单编号 更改日期 更改人 . 2 . Q/LFQ G02 .01-2006 (A) 5.5.1 受控范围 ——需进行动态管理（定期评审，适时更改）的质量管理体系及“3C”认证文件，均属受控范围。其中包括提交给