印章使用管理办法教程.doc

北京远洋基业物业管理有限公司 印章使用管理办法 第一章 总则 一、为加强印章的管理，安全使用印章，使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用，特制定本办法。 二、 适用范围：本规定适用于远洋基业物业管理有限公司的各部门、各项目以及下属分公司。 三、本规定所指的印章是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心的公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章（以下简称“印章”）。 第二章 印章的制作和启用 一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章的原则，尽量减少印章的使用频次和刻制种类。 二、新刻或改制印章须提出书面申请，并绘制印章样式，签报总经理办公室并经公司总经理批准后，由总经理办公室统一刻制，异地项目由项目的综合行政部刻制。 三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续，并到公安机关指定的单位刻制。 四、印章制作好后，在颁发前，总经理办公室应有详细的交接登记，保管人/责任人在《印章印模备案表》（见附件）上签字，并将印模报总经理办公室备案。 五、印章启用前，使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。如使用单位或部门撤销或改变名称，印章应缴还总经理办公室处理。 印章的种类与审批 根据公司目前的经营业务内容，公司对印章进行统一分类、统一刻制，项目自行刻制的印章无效，印章的种类及审批流程如下： 一、公章 （一）北京远洋基业物业管理有限公司公章 1、使用范围：以公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、对外的相关证明；劳动合同；财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。 2、保管人：由总经理办公室专人保管。 3、审批流程：使用公章的个人填写《印章（证照）使用申请表》（见附件），说明盖章的目的、用途、范围等，经项目总经理/部门总经理审批同意后，报公司总经理批准后到保管人处盖章。 （二）分公司公章 1、使用范围：以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信；以分公司公司名义对外的相关证明等业务。 2、保管人：公章由分公司专人保管，分公司的总经理/常务副总经理为公章的责任人，应签署由律师起草的《承诺书》（见附件）。 3、审批流程：使用公章的个人填写《印章（证照）使用申请表》，经部门经理审批同意后，报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。 （三）物管中心公章 1、使用范围：以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、委托函、对外的相关证明等业务。 2、保管人：由总经理办公室专人保管。异地物管中心公章由该物管中心的专人保管，由项目总经理签署承诺书。 3、审批流程：使用公章的个人填写《印章（证照）使用申请表》，经部门经理、项目总经理审批同意后，报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。 异地物管中心公章的审批：使用公章的个人填写《印章及证照使用申请表》，经部门经理审批同意后，报项目总经理批准后盖章。 二、专用章 （一）合同专用章 1、使用范围：以公司、分公司名义签订的协议、合同等。 2、保管人：公司的合同章由公司的法务助理保管，分公司的合同章由分公司的专人进行保管。 3、审批流程：按照公司合同管理的相关规定履行合同审批手续，并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权的相关人员签署、用印。 （二）财务专用章 财务类的各种印章（财务专用章、发票专用章、人名章等）的使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。 （三）人事专用章 1、使用范围：办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出的证明 2、保管人：人力资源部专人保管 3、审批流程：按照人力资源部的相关规定执行。 （四）车位管理专用章 1、使用范围：各物管中心签订车位出租协议；办理停车证；车辆计费单；车险证明等相关业务。 2、保管人：物管中心财务部专人保管。 3、审批流程：按照物管中心《车位租赁管理制度》及流程执行。 （五）房屋出租专用章 1、使用范围：各物管中心签订房屋出租协议等相关业务。 2、保管人：物管中心财务部专人保管。 3、审批流程：按照物管中心《房屋租赁管理制度》及流程执行。 （六）客服通知专用章 1、使用范围：以物管中心名义向住户发放的各类收费通知、催缴收费单以及下发的各类违规通知单、紧急通知等所有通知。 2、保管人：物管中心客户服务部专人保管。 3、审批流程：用章部门填写《印章（证照）使用申请表》，经客户服务部负责人同意后，报项目总经理批准后盖章。 （七）装修管理专用章 1、使用范围：业主装修申请时签订的装修协议书、消防协议书；施工许可证；施工出入证；动火证等相关业务。 2、保管人：物管中心工程部专人保管。 3、审批流程：装修协议书、消防协议书经项目总经理审核批准后方可使用，此章只对装修文件专用。按照物管中心的《装修管理规定》中的相关要求办理盖章手续。 第四章 印章的使用 一、各类印章经审批后方可