编制工作日志.ppt

一、时间管理办法 时间管理矩阵图 　　　二、编制时间表管理时间 （一）时间表的编制方法 　　1．根据需要确定编制的周期； 　　2．收集并列出该阶段所有工作、活动或任务； 　　3．遇到工作内容有矛盾时，主动与负责人协商 及时调整； 　　4．把任务按照时间顺序排列清楚； 　　5．制作的表格时，横竖标目设置要科学合理； 　　6．用简洁明了的文字将相关信息填入表格。 　　（二）时间表的类型 　　1．年度时间表。秘书在参照上一年的时间表和新一年工作部署，将单位一年中的例会、重大的经营活动、已初步确定的领导出访事宜等编制成年度时间表。力求内容简明概括，以一张纸为限。详细情况在月时间表和周时间表中去补充填写。 　　某公司年度计划表样式 2．月时间表。将一月内的相关工作信息填入时间表内。这些信息有的是由主管领导召开会议，请其他领导提出下月计划，再结合集体议定的事项，由秘书制表，经主管领导审定后下发实施。也有的是在月底请各位领导将下月的安排或活动，以口头交流或书面形式交给秘书综合整理，有矛盾冲突的地方再加以沟通调整，然后将编制的月安排表交主要领导审定下发实施。 华美电子有限公司月时间表 3．周时间表。它是在月安排的基础上制定的，于上周末本周一，由秘书将工作预定表分给每个领导，请全人将自己下一周内的预定事项填写清楚。仔细阅读每位领导的工作预定表并加以整理。如果有冲突，秘书发协调。制作的表经被办公室领导把关后即可印发给相关人员。 　　公司周计划表 日程表 　　在填写时间表时，时间跨度越小的时间表，填写的信息应该越详尽、细致、明晰和准确，这样才能对实施者有指导意义。 　　各类时间表的工作内容可以是各类会议、领导的参观访问、庆典仪式、宴请活动、报告演讲、接待宾客、出差休假、公司要事等等。 　　　三、编制工作日志 　　工作日志是秘书协助上司与各方协调后，对其一天活动及自己的工作做出合理安排，并予以实施的辅助工具。在工作中，秘书通常需要坚持同时填写两本日志，一本是上司的，另一本是自己的。应该把有关上司的所有事项都记载在上司的日志上，同时也记在自己的日志上。 　　（一）工作日志的类型 手工日志是指用手写的方式将一些相关信息内容填入事先已按一定规范印制好的空白记录本。日志有多种形式，大小也不同。有时要求一天一页，有时也可一个星期的记录在一页上等。日志本一般是一年更换一次。 注意事项 手工日志的优缺点 优点：（1）使用起来比较简单和容易。 （2）在任何地方都能够独立使用。 缺点：（1）一次只能供一人使用； 　　 （2）所记载的的信息不如计算机系统中的 信息那样容易搜索和分类； 　　 （3）信息存储的空间有限； 　　（ 4）所存储的信息安全和保密需得到加强。 电子日志 （1）掌中宝型电子日志 　　这种小型的电子日志可以被设计成包含日志日期和其他有用信息，比如联系细节的电子日志系统。它可以独立使用，也可以连到计算机上成为较大系统的一部分。它们可能还有其他的附属功能，比如它们可以被连到电话系统上以收发电子邮件、传真等。它们具有小巧便于携带的特点。 　　（2）便携式计算机日志 　　这种日志管理软件、联系信息和标准程序，比如电子制表软件和文字处理程序都可以被存储到一个小型便携式计算机上。这种计算机的优势在于可以将它带到约会地点，并且可以在约会来回的路上完成工作。在约会中讨论的问题也可以存储在计算机上，比如可以将讨论中的问题也可存储在计算机上，比如要以将讨论中的关于预算的电子数据表存储在上面。 　（3）台式计算机日志 　 　　可以输入计算机，需要时，通过显示器和打印出的材料阅读日志内容。用键盘输入每项活动的日期、时间和简要活动内容，若是某项约会取消或更改日期，可以将储入的“记忆”擦去，需要的话，可以重新将其输入另一日期。假如上司不愿在某天或某天中的某个时间有活动，可以编制程序让计算机拒绝为该天全天或或某段时间内安排活动。若某一约见在一年中安排有几次，且间隔时间相同，那么，可以一次将有关日期输入计算机，计算机自动地把该约会分别储存你输入以后的年度里。每日的活动项目，可以安排在一天工作开始时间查看，而且，为方便计划以后的活动安排，查看一个月的活动项目也是可能的。所有近期的活动安排、提示以及“不便安排活动”的日期，最多到30天以内的，都可以显示出来。 （二）工作日志的信息内容 　　1．上司在单位内部参加的会议、活动情况。填写时应把时间、地点、内容记载清楚。 　　2．上司在单位内部接待的来访者。要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 　　3．上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况。时间、地点的确切细节、对方的联络办法等要记录清楚。 　　4．上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时