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第二章 外国文件 第一节 外国文件定义 文件（records）定义是档案学的基础性理论问题之一，它回答“文件是什么”、“文件由谁产生及因何产生”、“文件有何特点和作用”等基本问题。国外把文件视为文件管理的物质对象，在开展文件管理理论研究和实践活动时，都要首先明确文件的定义。 一、文件定义的类型 （一）狭义型的文件定义 （二）广义型的文件定义 二、文件定义的构成要素 （一）文件的形成者和形成目的 （二）文件的价值 （三）文件的特点 （四）文件的属概念 第二节 外国文件的基本功能和类型 一、文件的基本功能 （一）文件的基本属性 （二）文件的基本功能 二、文件的类型 ? （一）按照文件的所有权进行分类 （二）按照文件的形成领域进行分类 （三）按照文件的载体进行分类 第三节 文件与档案的关系 一、文件———文件管理的对象 （一）文件管理的含义 1.美国 2.英国 3.阿根廷 4.国际档案界 （二）文件管理的必要性 第一，文件数量的急剧增长和类型的大量增加，推动了文件管理的产生。 第二，文件制作和保存条件问题的有效解决，加速了文件管理产生的迫切性。 第三，合理解决文件处置问题的需求。 第四，文件全程管理实现经济和高效的要求，推动了文件管理的产生。 （三）文件管理的目标 ? 首先，对文件的形成进行有效的控制。 其次，对文件进行妥善的保管。 最后，对文件进行恰当的处置。 二、文件与档案的关系 ? （一）文件是档案的前身 （二）档案是特殊的文件 （三）文件与档案属于同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现 ? 三、文件管理与档案管理的关系 ? 第一，文件管理是档案管理的前提。 第二，档案管理是文件管理的延伸和发展。 第三，文件管理和档案管理是一个统一的系统工程。 第四，档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证。 第五，文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互依存、相互促进而又各自独立的关系。 【思考题】 1.简述外国文件定义的类型及各自特点。 2.简述外国文件定义的构成要素。 3.简述外国文件的基本属性。 4.简述外国文件的基本功能。 5.简述文件管理的含义。 6.简述文件管理的必要性。 7.简述文件管理的目标。 8.简述文件与档案的关系。 9.简述文件管理与档案管理的关系。 10.综述外国文件的类型。 * * 第一节 外国文件定义 第二节 外国文件的基本功能和类型 第三节 文件与档案的关系 *