费用报销流程与管理制度(2011版).doc

费用报销流程及管理制度 为严格控制费用支出，加强费用管理，为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。 一、借款管理制度 1、借款审批流程 根据工作需要，公司员工因公出差或业务活动等可预先向公司借支借款（现金或支票），借支人应填写《借款单》，借支额度根据实际情况确定，并注明借款事由及行程，由部门经理审签后，并送副总经理、财务总监及总经理签批。 2、借款申请要求 （1）现金借款：员工因公参加会议、学习、办理业务需要借现金的，应填写《借款单》，详细注明借款的内容、金额；并依照审批流程签批后，方可交财务部记账存档。员工每次借款原则上不得超过人民币5000元，员工须在工作完毕后的当月将合法的报销单据整齐粘贴后，填写报销单，依照审批流程签批后再交财务部办理报销，结清借款。对借款未还清者，不得再借支款项，对超过一个月不归还的借款，从该员工下月工资中扣回。 （2）其他预付款项：如购买办公用品、维修费、加油费等，通过填写《领用支票审批单》，写明用途、金额，办理审批手续后，财务予以支付。实行定额备用金的借支人须每年结清一次。 注：实行定额备用金制度的人员须经财务总监和总经理签批认可。 3、借款流程：经办人预借现金时，填制借款单，按审批流程签批后交由费用核算会计编制记账凭证，由财务负责人复核、签章，出纳根据复核后的记账凭证，向经办人支付现金，同时经办人须在记账凭证上签字。如需领用支票，经办人按审批流程签批后直接到出纳处领取支票。 现金借款流程：经办人→部门经理→总经理→费用核算员→财务经理→出纳； 支票、电汇申请流程：经办人→部门经理→财务经理→总经理→出纳→费用核算员。 二、差旅费报销管理制度 1、因公出差审批权限 员工因公出差（包括参加工作会议、学习、培训等），应事先填写“出差审批单”。凭审批后的“出差审批单”到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。 （1）部门经理出差必须经主管副总经理或总经理批准；　　（2）部门副职及普通员工出差必须经部门经理同意后，呈总经理批准；　　（3）总经理外出时，员工出差由副总经理批准。 2、出差人员的交通费标准 （1）公司班子成员公出可乘火车软席、轮船二等舱位、飞机普通舱位、乘坐其他交通工具按实报销； （2）部门经理及员工出差使用交通工具为长途汽车、火车硬席、二等座、轮船等普及工具按实报销，乘坐交通工具8小时以上可乘坐火车硬卧，超标准的费用自行承担； （3）出差人员乘坐飞机要严格控制，因工作需要或遇出差任务较急的，经批准后可以乘坐飞机的普通舱位，，由办公室相关负责人统一询价后订票。 3、出差人员的住宿费标准 （1）出差人员的住宿费用在规定的限额标准内凭据报销，实际住宿费超过规定的限额标准部分需经财务总监审批，并将酒店的结算清单附在住宿费发票后面，否则不予报销； （2）住宿费的限额等级标准： 职务 住宿标准 公司领导 每天每间房不超过400元 部门经理 每天每间房不超过200元 部门副经理 省内每天每间房不超过120元；省外每天每间房不超过200元。 员 工 1、深圳、珠海、厦门、汕头、海南等经济特区每天每间房（1-2人）不超出220元； 2、直辖市、省会城市，每天每间房不超过160元； 3、省内大中城市（如大连）及省外一般地区每天每间房不超过120元； 4、省内县（含县级市）以下地区80元； （3）出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费发票的，一律不予报销住宿费； 4、出差补贴标准 （1）公司员工到外地执行公务按自然天数可享受差旅费补贴，每天30元； （2）经批准参加各种会议的人员，可凭据报销会务费、宿费、交通费，但其他杂费及补助不予报销； （3）如出差人员由接待单位免费招待，一律不予发放差旅费补贴； （4）如出差人员发生招待费，招待期间不发放相应差旅费补贴； （5）出差期间餐费及交通费补贴规定如下： a、交通费补贴： ①工作人员出差期间，不分职务高低，一律按自然天数，每人每天发给市内交通费10元，包干使用，不再凭票据报销交通费； ②经批准乘坐飞机的，其乘坐往返机场的专线客车及民航客车的费用，可凭票据报销，不再发给交通费补助； ③公出期间不得乘坐出租汽车，如情况特殊，需乘坐出租汽车的，必须经总经理批准，可据实报销，但不再发给交通费补助； ④下列人员不实行交通费包干办法： ★参加各种培训班、学习班的人员； ★自带交通工具或接待单位提供交通工具的人员。 b、餐费补贴： ①工作人员出差的餐费补助，不分途中和住勤，每人每天补助标准为20元； ②工作人员经批准外出参加各种会议，会议期间不再报销餐费补助。 5、差旅费包干的开支标准 （1）包干开支标准 凡符合上述条件的业务