第三章 邮件合并资料.docVIP

Office“邮件合并”功能 在提高长输管道竣工资料整理效率中的运用 柳祖剑 王卫东 张宗富 蔡 雷 李辉邦 （中原石油勘探局工程建设总公司 管道工程处） 摘　要：长输管道竣工资料内容繁杂，所填写数据较多，许多表格内容需要反复调整，费时较多，且容易出错。因此，在中以隐蔽工程检查记录管道施工记录（附页）、管线焊口分布图三种表格为例邮件合并方法技巧一、资料整理概况 依据川气东送管道工程竣工资料技术文件整理细则要求填写以下三类表格。、隐蔽工程检查记录，数据引用并附图，页。 2、管道施工记录（附页）；、页 3、管线焊口分布图；嵌套表格方式单个数据填充，页。 三种具有代表性的表格中数据填写工作量大，数据繁杂，需要有一种先进的工作方法来处理。 二、资料整理方案 方案1、使用Word人工填写资料方式进行录入，手动进行表中数据的调整计算。这种方式的具体操作在本文不再详述。 方案2、Excel录入整理后复制粘贴至Word中。利用Excel的数据表处理方式对数据进行初步计算和整理，后将Excel中排序好的资料整页复制粘贴至Word表格中完成资料的整理。此种方法在现阶段较为普及，本文不再详述。 方案3、利用普及的excel数据为基础，利用word“邮件合并”功能将excel中的数据自动导入为word表格，实现批量高效处理。我们将跟随这种方法的实现做详细的讲解。三、资料整理实施过程 1、隐蔽工程检查记录文件格式如，在单位工程名称栏内填入线路工程第X标段，并填入相应工程编号。分项工程名称填入墙的桩号标识，设计图号、现行国家标准、附图、图上所示关键数据等。 （1）、准备工作 把表格中需要填写的内容在excel中一次排好，要有相应的标题行。 如图打开邮件合并工具栏，关于邮件合并的各种按钮会显示在常用工具栏的下方，方便我们使用。 在邮件合并工具栏开始操作，点击工具栏上最左边的设置文档类型 在主文档类型中默认选普通，我们改选信函。 点击第二个 “打开数据源” 程序会自动将我们带到选取数据源对话框，对话框中默认是“我的数据源”，意欲与数据库文件相连接，我们这里所用的数据库是excel文件。excel也具有强大的数据功能，在我们日常工作中使用好excel可以事半功倍。 我们在对话框中找到事先做好的excel数据文件，打开。 我们通过打开数据文件的步骤来介绍下对所用的excel数据文件都需要什么要求。 表单名称要醒目。在选择表格对话框中，我们需要选择对应的表单。 选择好数据源后，邮件合并工具栏上的功能按钮变为都可用。 下面开始对表格内的内容进行填充。我们把光标放到应该填写内容的地方，点选邮件合并工具栏内的插入域按钮。 在接下来出现的“插入合并域”对话框中，我们看到的是excel表格中每列数据的标题名称。我们需要那一列数据就点选这列的标题，然后点“插入”。 比如，我需要填入标段内容，我就插入标段题目名称。填入表格的邮件合并数据，是以书名号和其内部的数据列题目名称组成的。技巧：在这里我可以一次性的插入多个数据，然后利用word的拖放功能把它们依次放到正确的位置，提高了操作效率。 在excel数据表格中不仅含有普通标题的数据列，我们把图片在文件夹中的名称也作为一列数据存放。 将正在编辑的word文档和准备插入的图片文件放在同一文件夹内，以至路径相同。这是为接下来的特殊步骤——向表格中批量填入图片——做好准备。 插入图片不能用前面讲到的插入邮件合并数据标题的方法，图片文件本身很难被载入到excel中，所以我们从excel中引入图片到word中来，也是行不通的。单击标题栏中的 “插入”，选 “域…”功能。 在接下来的“域”对话框中，我们需要选择的类别是“链接和索引”。 接下来选择域名“ncludPicture”，意思是 “包含图片”；为 “文件名或URL”指定一个文件名，这里我们任意输入一个就可以，比如“1”；点选“未随文档存储的数据”默认“更新时保留原格式”并单击“确定”。 我们看到文档中应该出现图片的地方出现了一个图片占位符，但是因为未定义图片文件，而不得不打了一个叉号标记。这个图片占位符大小不可改变，有可能会让我们的表格格式发生变化。这还不是真正的图片，先不要管它。 点选图片占位符，按键盘上的组合键 “shift+F9”，图片占位符代码显示出来。我们发现其中的引号内的“1”就是我们之前定义的文件名。我们要继续在文件名上下功夫。 选中文件名“1”，点击“插入域按钮”调出“插入合并域”对话框，找到之前列好的“附图”数据列标题，插入到域代码中文件名处。 插入完成后，域代码变成了如下图所示，这是 “includpicture”域中嵌套“邮件合并”域的结果。 使用域代码快捷键“F9”我们可以发现，已经编辑好的域代码已经把图片载入进来，只是大小尚需调整。 双击图片调出