六大步骤确定企业最合适的视频会议方案.docx

六大步骤——确定企业最合适的视频会议方案随着市场经济的快速发展，企业规模不断扩大，分支机构日益增多，企业内外部沟通互动日益频繁，企业对视频会议系统的需求越来越大。根据IDC《中国视频会议市场半年度跟踪报告》报告显示，2013年上半年中国视频会议市场规模有所下滑，为172.1百万美元。同时，4G网络建设的有效支持下，中国网络环境进一步改善，视频会议的整体部署成本进一步下降，视频会议的业务体验得到提升，越来越多的企业选择视频会议以提升企业沟通效率、增强协作能力、降低业务成本。目前市面上的视频会议产品和提供商层出不穷，华为、宝利通、索尼、中兴、思科、威视、全时、好视通、视高、263等多家品牌商竞争趋于炙热化，企业选择多了反而陷入了迷茫，多家对比举棋不定，如何选择合适的视频会议从而使投入产出比达到最高，赛速科技公司副总张先生总结了自己多年的视频会议产品销售经验认为，企业在选择视频会议时可以通过以下六个步骤，从而确定性价比最优的方案：第一，了解企业沟通需求，确定会议规模和配置；第二，根据企业IT设施现状，确定软件视频会议或硬件视频会议；第三，根据企业业务等实际情况，选择自建或者租用方式；第四，收集各个品牌信息进行评估，确定3-5家综合对比分析；第五，通过免费试用充分了解产品优劣势，确定最终方案；第六，购买产品，与销售进一步沟通，售后跟踪。了解企业沟通需求，确定会议规模和配置为了购买到最能满足企业当下会议需求的产品和品牌，企业在选购视频会议之前，必先进行自我需求分析，只有这样才能购买到最合适企业沟通需求的视频会议产品，最合适的才是最好的。具体可以通过以下几个方面进行自我需求分析：分析需求1.企业是否有视频会议需求是否1.视频会议的用途？销售例会、在线商务谈判远程培训、远程辅导远程医疗会诊客户沟通和服务远程接访公共指挥人事招聘和考核远程协同办公2.视频会议采购预算？在预算范围内，选择自建还是租用？软件系统和硬件购买分别预算是多少？3.视频会议项目建设期限？是否为紧急项目？需要在多长时间内完成视频会议的建设？4.对视频会议产品的基本需求？ 音视频流畅、功能稳定、安全性高、保密性好、价格便宜、多渠道多媒体沟通，容易维护5.视频会议带来的价值？节约差旅和时间成本快速沟通，提高工作效率6.视频会议适用的场景公司办公室？移动终端？是否需要融入电话系统？7.视频会议可能带来的问题？产品维护和管理成本增加会议实际沟通效果和控制视频会议试用效率是否高很多企业在决定购买视频会议的时候，第一不了解视频会议的衡量标准；第二不了解自身的沟通需求，导致花了大的代价购买了产品，浪费企业的资源不说，还不能顺利地投入使用。比如，某家以销售为导向的企业，在全国各地拥有很多销售网点以及销售人员，那么在选择购买视频会议产品的时候，需要选择简单易用、安全保密、支持各种设备和终端使用的产品，这样才能有效解决跨地域销售信息沟通的问题，确保销售工作顺利推进，不泄露公司机密，销售人员随时随地全终端参与会议沟通。再比如，用户在决定采用视频会议系统前，需仔细考虑它的用途。例如，如果商品销售人员和客户处在不同的国家，这些客户相距很远而且分散，为满足不同客户需求和维持商业沟通，采用视频会议显然不经济。通过以上问题的自问自答自我需求分析后，可以根据企业会议规模和预算确定会议配置方案。会议规模建议配置个人型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套USB摄像头/移动互联网终端摄像头一个全向麦克风ClearOne Chat-50一个15人以下的小型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套标清HDC4000/高清HDC8000摄像头一台全向麦克风Yamaha PJP-20UR一个15~60人以下的中型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套32寸电视机或背投一台音响系统一套标清HDC4000/高清HDC8000摄像头一台全向麦克风Yamaha PJP-20UR一个视频分配器一台标清/高清采集卡一块60~300人以下的大型会议PC电脑或移动终端视频软件IOMeeting一套32寸电视机或背投一台音响系统一套标清HDC4000/高清HDC8000摄像头一台全向麦克风Yamaha PJP-20UR一个视频分配器一台标清/高清采集卡一块最后，在设置会议室配备的时候，还需要考虑到公司会议室的面积大小，会议室设备配置尽可能简单实用，利用吊挂的电视和投影机作为视频输出设备，同时为了保证会议效果，要配备音视频输出效果较好的设备，布局方面要采用反光白色和黑色，音响效果要采用隔音设备，做好防止共振、回声现象。大型会议除了音视频设备效果要求更高外，还需要做好会场颜色灯光的协调。根据企业IT设施现状，确定软件视频会议或硬件视频会议在企业搭建视频会议系统前，需要根据企业总部和各个分公司的网络情况