采购管理程序版.doc

佛山***有限公司 FOSHAN *** CO., LTD. 采购管理程序 文 件 修 订 履 历 修订日期 修订页次 版本 修订内容摘要 提出人 审查人 批准人 文件分发清单 每页现行版本状态 副本代码 部门 职位 需分发标记 页次 首版 版次1 版次2 版次3 01 总经办 主 任 √ P1-P4 1 02 管理部 主 管 √ P1-P4 1 03 财务部 主 管 √ P1-P4 1 04 营销部 经 理 √ P1-P4 1 05 生产部 经 理 √ P1-P4 06 品管部 主 管 √ P1-P4 07 工程部 经 理 √ P1-P4 08 计划物控部 主 管 √ P1-P4 09 采购部 主 管 √ P1-P4 10 部门 会签 副本代码 编制人: 审核人: 正本保存 文控中心 批准人: 1.0 目的 确保所采购的原材料和配件，均能满足规定要求。 2.0 适应范围 适用于对本公司生产所需的采购物资的控制。 3.0 权责 （1）采购部负责制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责制定、修改、废止之核准。 4.0 作业规定 4.1 请购 4.1.1请购单的开立、递送:请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号，“请购单”送采购部门。 4.1.2 紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并注明“紧急采购”，以急件递送。 4.1.3 庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。 4.2. 询价、比价、议价、定价 4.2.1 从原有供应厂商中，选择实绩良好供应商，通知其报价。 4.2.2 即决定可能的供应商后，进行价格的谈判 4.2.3 采购经办人员接获“请购单”后应依请购单的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 4.2.4 若供应商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，知会使用部门或请购部门签注意见后呈核。 4.2.5 属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。 4.2.6 对于供应商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向供应商议价。 4.2.7 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 4.3 订购 4.3.1 即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。合约或订单，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，须予列明。对采购产品的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明。 4.3.2需与供应商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。 4.4 订单追踪与稽核：进度控制及异常处理 4.4.1 即签约订货之后，为求供应商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促供应商按规定交运，并予严格验收入库。 4.4.2 采购部门应以“请购单”及“采购控制表”控制采购作业进度。采购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。 4.4.3 采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向供应商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 4.4.4 若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上注明“分批交货”以资识别。 4.5 交货 按我司采购采购合同时间、质量要求、规格、数量、运输方式等规定交货 4.6 验收 依双方协商的方式验收。 4.7 核对发票 厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。 4.8 整理付款 物料管理部门应按照已办妥收料的“供应商来料入库单”连同“来料检验报告表”送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单”的会计联须于第一批收料后送会计部门。 4.9 价格复核与市场行情资料提供 4.9.1 采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 4.9.2 采购部门应就企业内单位所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。 4.10不符与退货处理 凡供应商商所交货品与合约规定不符而验收不合格