第3讲 办公室管理实务.pptVIP

办公室管理 主讲:蔡军 遂溪电大教务处副主任、高级讲师 办公室管理名言 把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏 案例分析 某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？ （1） 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。 （2） 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！” （3） 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” （4） 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？” 第一章 办公室实务概述 一、办公室 的含义 办公室，一个常用的很普通的名词，却有着多种含义： 1、广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或者是医疗室、实验室等等。 2、狭义的：是指某一类职业人员或者某一级职务人员的办公场所。譬如；教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。 3、特指的：党和政府机关、企事业单位单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如：中共中央办公厅、安徽省人民政府办公厅，中级的或基层的称办公室，安徽广播电视大学校长办公室等。 4 、专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台办、安徽省包河区办公室 二、办公室事务管理特征 服务性 分散性 专业性 主动性 繁杂性 三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容 1、我国文秘工作：主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。 四、办公室环境布置 目的：创造舒适而又工作效率高的环境； 塑造组织形象； 建立挡驾制度； 有利于保密工作。 参考答案： 1、信封纸张、软盘光盘、铅笔、圆珠笔、签字笔或钢笔、修正液、印盒、小刀、日历、订书机等。 2、三个步骤是：制定工作计划、按计划开展工作、进行工作总结。 相互关系是：开展并完成工作是目的，制定工作计划是实施工作的前提和依据，进行工作总结可以进一步完善工作，也可以促进下一个工作计划的充实和完善。 参考答案： 1．打扫办公室、擦洗桌面 2．打开水 3．到政府领取文件 4．呈送领导审阅文件 5．转╳╳科办理 6．到邮局寄信 7．写材料 8．看书，接听电话等 办公室管理名言 如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。 ——山姆沃尔顿 第二章 文员实务 一、文员的工作顺序 计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。 二、“优先顺序”处理工作 1、先将自己想做的工作以重要程度为标准分类； 2、其次以紧急程度和重要程度为标准分类； 3、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 2、计划方法和总结方法 计划方法：（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻重缓急，决定工作顺序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。 总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。 3、受意方法 受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或者与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。 4、传达方法 传达是文员将上司或上级机关的文件精神、知识、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，既由文