晚会任务分配7.3.docx

2014中国林学会木材科学分会第十四次学术研讨会2014.7.3一、工作内容细化：所有准备工作必须在7.20号之前准备完毕前期准备活动工作内容细化项目名称项目工作内容责任人联系方式任务完成时间备注活动总指挥1、负责活动的整体控制执行主题活动策划及宣传活动所需宣传品的设计制作印刷【具体印刷物品见表1】客人参观路线安排及参观路程中道路指示牌设置会议议程细化礼仪小姐晚会引导线及站场位置确定礼仪小姐参观引导线及站场位置确定时昕萌187470173652014.7.20日之前晚会策划整体晚会节目确认及彩排晚会人员选拔主持人及表演人员的选拔工作晚会节目排练及彩排4、摄影公司的联络工作（灯光音响现场布置）5、晚会服饰选购确认6、晚会礼服租赁2014.7.20日之前人员培训1、礼仪小姐的选拔培训工作2、活动串词的撰写3、迎宾人员礼仪培训工作4、解说人员培训工作5、参观路线的确定并传达给培训解说员物品采买晚宴需求物品采买晚会现场布置物品采买2014.7.20日之前后勤工作1、车辆安排工作2、晚会场地确认3、用餐客人及可能参加宴会的客户餐桌确定4、晚会现场布置5、酒品、桌牌、矿泉水摆放6、工作人员就餐地方安排7、晚会结束后人员离开车辆安排8、口岸大酒店门口车位协调2014.7.20日之前二、各个部门具体准备工作详情7.25活动前期宣传工作准备【品牌企划部准备】任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注（一）前期准备的宣传类1、活动策划书要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。时昕萌183470173657.32、正式发文一次活动能否成功的完成还需要得到更多部门和的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。4、幕布目前的活动一般都有背景幕布，我们需要根据8.18大会幕布尺寸大小在经过设计，最后悬挂。孙浩188470750045、联众木业产品画册产品画册已经排版完成，现已发至哈尔滨胶装成册，产品画册主要以图片为主，展示了公司最新工程案例，在会议及晚会闲暇之余供晚会参与人员欣赏，同时宣传公司产品。孙浩188470750047.106、制作邀请函和节目单节目单用红色B5版面制作。7、手提袋手提袋封面体现会议主题及公司企业VI，详细展示会议主题、主办方、承办方等详细信息。一方面方便客户，另一方面对公司宣传起到很好的作用。8、定制笔记本和笔会议主题为学术探讨会，笔记本及笔的定做可以让学术探讨人员加深对两种集团图标的品牌认识程度。9、参观路线导视牌由于参观人数过多，避免发生碰撞及走散的情况，需要在参观路线周围安置参观路线方向指示牌，保证客户行走路线统一。10、招商手册活动参加人员一般都是木材相关行业的潜在供应商，招商手册的发放可以在参会人员中发掘外省客户资源。招商手册内容变更，需要在7.10日之前重新排版完成，并发至外地胶装成册。11、易拉宝立于会场门口，宣传企业形象。12、工作证件参与晚会工作人员必须携带、贵宾证。13、领导座位签（牌）正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签（牌）14、胸牌、胸花晚会及开幕式重要领导人需要为其带上胸花，普通参与人员则需要佩带胸牌，根据胸牌编号安排车辆参观联众集团产业。7.25活动前期工作准备【傲然准备】总负责人： 联系方式：任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注（一）前期准备文案类1、企业宣传片剪辑完成企业宣传片是动态宣传企业的重要媒介，宣传片主要应用于开幕式开始之前及晚宴开始之前播放。2、演示文稿（PPT）演示文稿要事先准备好，值得注意的是：一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范。3、总经理开幕式发言稿领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、发言稿由这个组织的最高指导者定稿。4、政府嘉宾发言稿一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。5、解说员文案解说内容要一致，包含客户可能会问到的相关产业问题答述，方便学院背诵7.6之前整理完毕6、企业宣传片剪辑完成企业宣传片是动态宣传企业的重要媒介，宣传片主要应用于开幕式开始之前及晚宴开始之前播放。7、市里领导邀请名单7.25活动前期工作准备【张姐负责】总负责人： 联系方式： 任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方式完成时间备注（一）前期准备舞台类1、晚会节目确定晚会节目不仅仅要满足活动现场的1:45分钟活动时间，另外多余预备出两台节目，应对突发情况。缺少节目可