《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》讲座.pptVIP

归档文件整理操作程序 　　2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署第8号令，正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是我国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的发展，是各级机关档案基础业务建设的法规依据和执行标准。 档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存的以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。从类型上分主要有文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、电子档案、实物档案，下面讲一讲文书档案整理。 2000年12月6日，国家档案局颁发了《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日起正式实施，它标志着一种新的档案整理方法代替了传统的整理方法，这是档案整理方法上的一次变革，对档案工作的发展具有重要的意义。 所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料，其载体限制在纸质文件范围内。归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理必须坚持“遵循文件材料形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，经过一系列整理程序，实现归档文件的有序化。 一、归档文件的收集 归档文件材料收集就是将分散在业务部门或领导或有关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集是归档文件整理的第一步程序。 （一）收集的意义 1.收集是归档文件整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件； 2.收集是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施； 3.收集是党和国家积累历史文化财富的手段； 4.收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺； 5.收集是归档文件整理中其他环节的重要基础； 6.收集是维护机关历史面貌的重要手段。 （二）收集的要求 齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。 （三）收集的范围 一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。 （四）收集的方法 1.办理完毕随时收； 2.会议文件及时收； 3.常用文件定时收； 4.人员变动提前收； 5.珍贵文件跟踪收； 6.保密检查集中收； 7.盖章之时立即收； 8.制度约束按时收； 9.责任到人督促收； 10.“帐外文件”催促收； 11.整理之前全面收； 12.发现不齐反复收。 （五）收集的难点 在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集。一是领导手中的文件难于收集；二是“帐外文件”难于收集；三是特别珍贵的文件难于收集；四是机密性较高的文件难于收集。因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料收集齐全。 二、分年度 归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省采用保管期限——年度，保管期限－年度－机构（问题）。分年度就是把归档文件按形成的年度分开，这是归档文件整理的第二步。 （一）要求。一个立档单位，每年都要形成文件材料，在整理归档文件中，要求不同年度的文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用最广泛、最基本的分类方法。 （二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时间、批复时间，通过时间、公布时间等，分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，来判定文件所属年度。对计划、总结等，新方法取消按内容针对年度归类的做法，统一规定为签发日期来判定文件所属年度。 （三）几个具体问题。跨年度的会议材料，归在会议闭幕年整理；跨年度的调查材料，归入调查结束年整理；跨年度的请示，归入批复年整理。 （四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序。一是与理顺文件相结合。就是要把发文印件放在底稿前，把转发文件放在被转发文件之前，从而理顺文件的排列；二是与剔出重份文件相结合。本单位的发文往往存有2份，只能留一份归档，另一份必须剔出来，作为发文汇集，其它重份文件也应同时剔出；三是与剔出不归档文件相结合。按照归档范围，把不应归档的文件全部剔出，作销毁处理。 三、分机构（问题） 分机构（问题），就是按归档文件形成和承办的部门或归档文件反映的问题分开。分机构（问题），能最好地保持全宗文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的面貌，保持文件之间的有机联系，这是档案整理第三步程序（未进行机构问题分类的单位，但这一程序也应进行，以